こちらは、『Kami技』の運用に伴う簡単なアドバイスです。

過去のファイルは整理しない

 『Kami技』を導入したお客様の中には、「さぁ、ファイルを整理するぞ!」と、並々ならぬやる気を出す方がいらっしゃいます。
 このような方は、共有フォルダの過去のファイルまでも整理整頓しようとする場合があります。

 このことは、共有フォルダの「何処に何のファイルがあるのかわからない」と、いったところに問題があったことを考えますと、これ等のファイルを整理整頓するのは、膨大な労力が必要と考えられますので、チャレンジされても結局疲れ果ててしまうことになりかねないと、私たちは考えています。

 そこで、従来の共有フォルダのファイルはそのままにしておき、『Kami技』の運用は、本当に管理が必要と思えるファイルに限り、新しい期や月を迎えてスタートするのが良いと考えます。

 スタートしたときは、整理整頓されたファイルが少なくても、1年2年と経つうちにファイルが電子本棚に集約して会社の財産になりますので、先ずはスタートを切ることを目的にして、ハードルを上げないことが肝要かと存じます。

数少ない管理が必要なファイル

 ファイルの整理整頓というと、皆さまはパソコンの全てのファイルを整理整頓しなければならないと考えるかもしれません。
 しかし、会社で管理や共有しなければならないファイルというのは「法律で保管が義務付けられているもの」「利活用が見込めるもの」「対外的にやりとりしたもの」「管理が必要なもの」に限られます。

 これ等はパソコンのファイルの中の、ごく少数に限られるわけです。
 従来の問題点は、これ等のファイルが、自分のパソコンに入っていたり、共有フォルダに入っていても、他の人にとって「何処に何のファイルがあるのかわからない」といった状態にあり、会社主導の管理がされてこなかったことです。

 そのために、最初に行うことは、部署ごとに「何のファイルを管理すべきか」という、管理すべきファイルの選定作業です。
 それが決まると、管理しなくてはならないファイルが、極めて少ないことに気づくはずです。

専任者の決定(CS)

 『Kami技』の運用には、専任の担当者を付けてもらう必要があります。

 専任者の行うことは難しいことではありません。

 一番の大きな仕事は、部署毎に何のファイルを管理して、そのためにはどのような本棚と本を作成して、本棚毎に誰にどのような権限を与えるのかという、電子本棚の設計になります。

 

ハードウェアの手配

 『Kami技』の専任者は、先ず仕組みを構築するためのハードウェアの手配が必要になります。(CS)

 また、運用が始まると、劣化した装置の交換など、『Kami技』の運用を滞りなく行うための、ハードウェアの管理が必要になります。

ソフトウェアの手配

 Kami技(個人向)スタンドアロン版はフリーで入手することが出来ます。ダウンロードサイトからセットアップファイルを入手して下さい。
 Kami技(組織向)クライアントサーバー版に関しましては、ご購入いただく必要があります。(CS)

 なお、Kami技(組織向)の出荷時の同時接続数は10台になっています。(CS)
 Kami技(組織向)はクライアントパソコンに何台でもインストールすることが可能になっていて、それぞれがサーバーパソコンと接続することができます。(CS)

 同時接続数というのは、同時に電子本棚を使うことができる台数が10台になっているということです。その場合には、11人目の方が使おうとしても使えませんが、誰かが、1人抜けると、その分の1人の方が使えるようになるというものです。(CS)

 「当社は人数が多いので、同時接続数がとても足りない」というところでは、組織の規模に合った接続数の製品をご購入ください。(CS)

インストールや設定(CS)

 『Kami技』のインストールは、サーバーパソコンにSQLサーバーという、データベースをインストールします。
 これが完了しましたら、次は『Kami技』サーバーをインストールし、今度はクライアントパソコンに、『Kami技』クライアントをインストールします。
 出張などで、本棚を持ち出す場合には、出張する方のクライアントパソコンにもSQLサーバーをインストールする必要があります。

 もともと『Kami技』はネットワーク環境が構築されていて、共有フォルダを利用できる環境で用いるものですが、見た目と操作感の簡単さに比べて、システムはクライアントサーバー型ということもあり、サーバーとクライアントの接続には若干の技術を必要とします。
 腕に覚えのある方は、こちらのページを参考に設定下さい。

認証設定

 『Kami技』の運用には、認証設定という作業が必要になります。
 インストール時に、パソコンが発生する固有の請求コードというものを弊社宛にFAXいただく必要があります。
 これを行っていただくと、『Kami技』を恒久的に使うためのパスワードをFAXにて返信させていただきます。

 祭日や休日といった、弊社がお休みをいただいているときには、パスワードの発行ができません。

 その場合には、認証設定画面に、「デモ起動」というボタンがございますのでこちらを押していただくと、2週間の動作が可能になります。その間に認証設定作業を行ってください。

本棚の設計と設定(CS)

 『Kami技』専任者の一番の仕事といえるものが、どのような部署では、どのようなファイルを管理する必要があり、また、これを誰でも容易に利用するためには、どのような本棚と本を作り、どの使用者にどのような権限を与えるかといった、ファイルを整理整頓するための設計です。

開始日の決定

 開始日を決定して、『Kami技』運用のスタートを切ってください。
 共有フォルダの過去のファイルまで電子本棚に整理整頓するのではなく、これから発生するファイルを対象にして下さい。

 最初は電子本棚で管理できるファイルが少なくても、1年2年と経過するうちに整理されたファイルは会社の資産になります。
 そして共有フォルダは、過去のファイルを探す際に必要になりますので、そのままにお使いいただくのが良いと考えます。