ファイルの管理、どうしていますか?

 もしも皆さまがパソコンの担当者だとして、「もう少し共有フォルダのファイルを整理したい」と考えたとします。ところが「思ったようにいかない」、そんな経験はございませんでしょうか。

 私たちは、この問題のお手伝いをしたいと考えています。

 それにしても、パソコンというコンピューターの運用に、整理整頓というのは可笑しな話ですね。

パソコンの運用に、ファイルの整理整頓?

 パソコンは従来のコンピューターと違い、データベースではなく、ファイルに情報を保存することが一般的です。
 ファイルには「数の概念」があり、「数が増えるとやり取りが難しくなる」といった、まるで「もの」のような性質があります。

 およそ20年前から、多くの組織がパソコンを用いるようになり、それまでの書類や図面の多くがファイルに姿を変えました。そのために、「数が増えてファイルが何処に在るのか分からない」と、いったことがオフィスで発生するようになりました。

 コンピューターの利点は「情報量が増えても一瞬で処理が行える」ことですが、パソコンは「情報量が増えるとファイルの数が増えて所在が分からなくなる」と、なってしまいます。

 そんな厄介なファイルを管理するために、「ファイルの整理整頓」に着目された皆さまを、私たちは応援いたします。

プライベート感覚の運用はNG?

 ところがパソコン担当者が、懸命に奮闘したにも拘わらず、「ファイルを上手く整理出来ない」と、いった声を多く耳にします。
 その理由の一つは、「プライベート感覚の運用」にあると、私たちは考えています。

 皆さまのところでは、「同僚のパソコンを勝手に操作してはならない」といった暗黙のルールや、「パソコンは使用者に任せるもの」といった考えの下に、パソコンが運用されていないでしょうか。

 「任す」というのは、「任された人が自分の判断で行動して良い」ことを表しますので、パソコンを使っている人の意思により、ファイルを削除したり、流出させたりしても、良いことになってしまいます。
 
 ルールに則った分業が求められる組織においても、パソコンのことになると、「パソコンは使用者に任せるもの」といった、「プライベート感覚の運用」が多くの組織の基本になっているようです。
 
 このようなパソコン文化の下では、パソコン担当者が「ファイルを整理しよう!」といっても、誰も真剣にはなりません。
 その結果として、「ファイルの整理」という、簡単な分業行為さえも行えないのです。 
 
 組織は、パソコンの「プライベート感覚の運用」を見直し、パソコン本来の目的に適った運用をすべきだと、私たちは考えています。

フォルダ型ソフトは、整理が苦手?

 ファイルの整理整頓が難しい理由が、もう一つ考えられます。

 従来のフォルダ型ソフトでは、フォルダが階層構造になっているような場合では、ファイルが整理された状態から、「整理の仕方」を利用者が読み取ることが難しくなります。

 ここで皆さまにイメージして欲しいのは、「整理の仕方」が分からないままファイルを探すことです。
 「整理の仕方」が伝わらなければ、整理整頓は機能しませんので、この場合には、折角ファイルを整理整頓しても、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分からない」と、なってしまいます。
 

 このような理由から、私たちは、「整理の仕方」が伝わり易い、新しいソフトを求めました。

『Kami技』のご紹介

 開発したのは、本棚の形をしたユニークなファイル管理ソフト『Kami技』です。 使い易く、可愛らしいだけでなく、「整理の仕方」が伝わり易いのです。
 

 
 
 

 

  • ファイルの整理 ・・・整理整頓という、新しいファイルの管理を実践するための仕組みです。
  • 最新ファイルの管理  ・・・本の中のファイルは編集可能なために、最新の状態に保てます。
  • 安定的なファイルの保全・・・自動バックアップ機能により、万が一のパソコンの故障に備えます。
  • ペーパーレスツール  ・・・スキャニング機能を搭載していて、ペーパーレスに最適です。

単独で動作するスタンドアロン型の『Kami技』をフリーで提供中!

 

本棚ソリューション

組織のファイルのやり取りを効率化するための運用アドバイスを掲載しています

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電子本棚に整理整頓したファイルを、ネットワーク経由で共有する仕組みです

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クラウドの電子本棚に整理整頓したファイルを、インターネット上で共有する仕組みです

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