ファイルの管理が難しい理由をご存知ですか?

 
 自宅のパソコンと違い、オフィスに流通するファイルは、「誰が持っているのか分からない」、「共有フォルダのどこにあるのか分からない」といったように管理が難しいものです。
 その理由をご存知でしょうか。

 組織は目的を分業する仕組みですので、ATMやJRの予約システムのように、一つのデータベースに接続する複数の端末機から情報を共有するのが理想的です。
 ところがパソコンは個人向けのコンピューターとして生まれたことから、情報をファイルに保存することが一般的です。
 
 このことは、本来なら膨大な情報を一瞬で処理するコンピューターのはずが、パソコンに限っては「情報量が増えるとファイルの数が増えて探すのが難しくなる」と、いった現象を発生させます。
 
 ファイルは電子データでありながら、「数の概念」や「情報伝達に受け渡しが必要」といったように、まるで物質的な「もの」のような性質を持っていることが、管理を難しくしている理由です。

 では、私たちはファイルをどのように管理したらよいのでしょう。
 

ファイルの管理には整理整頓が必要です!

 
 パソコンを導入したことで、オフィスの書類や図面はファイルに姿を変えました。
 情報媒体として、ファイルは書類や図面と同様の存在です。
 その書類や図面を私たちはどのように管理してきたのかといいますと、図書館のように、情報をカテゴリーごとに整理して、皆で利用できるようにしてきました。
 
 もしも、書類や図面を段ボールに放り込んだだけなら、管理が見込めないのは当然ですが、ファイルも同様です。
 スムーズな管理や共有を求めるのなら、ファイルをフォルダに整理整頓する必要があります。
 
 ところが、多くのパソコン担当者が「共有フォルダを上手く整理整頓できない」と、言います。
 その原因を探求したところ、フォルダ型ソフトでは整理整頓のメカニズムが上手く機能しないことが分かりました。
 このことが、整理整頓に適したファイル管理ソフト『Kami技』を開発する動機になりました。

                           フォルダ型ソフトが整理整頓に向かない理由

 

『Kami技』の仕組み

 『Kami技』はファイルの整理整頓を目的とした、本棚の形をしたクライアントサーバーシステムです。
 サーバーの電子本棚の、本の中に格納したファイルを、ネットワーク上のパソコンから共有します。
 
 『Kami技』の運用では、最初に部署に於ける「管理すべきファイル」を拾い出します。 
 

 次に、拾い出したファイルを格納した本を、利用者が見つけ出せるような電子本棚の形を、本棚と本の組み合わせを考えて、サーバー内に作ります。
 
 電子本棚はクライアントパソコンのディスプレイから操作できますので、ファイルを利用したり、格納したりすることができるようになります。
 

 スタッフが『Kami技』を利用するようになりますと、次第に部署のファイルが電子本棚に一元化しますので、より管理や共有が容易になります。
 ※サーバーにはWindows7以降のProfessionalパソコンを用います。(Windows Server可)

 

『Kami技』の使い方

 
 使い方は、図書館で本を探す要領で、ディスプレイに表示した電子本棚から目的の本を探します。

 本を開くと、中のファイルは印刷イメージを表示していますので、目的のファイルを容易に見つけられます。

 ファイルを選択した状態で「入力ボタン」を押すと開きますので、そのまま編集したり印刷したりすることができます。

 また、他の利用者が同じファイルを開こうとした際には排他処理を行い、ファイルを守ります。

業種や規模を問わずに喜ばれています

 ファイルの管理に整理整頓という新たな方法を採用したことで、皆さまが驚かれるほどファイルの共有や管理が容易になりました。
 業種や規模を問わずに、導入された会社さまから「ファイルの管理が容易になった」と、喜ばれています。

    ワードやエクセルのファイルの共有に利用して    支店や営業所のファイルを本社で一括管理するためいます                      に利用しています
サーバーにはノートパソコンを使用しています    シンクライアント環境で動作しています
   貢川進徳幼稚園様(山梨県)          株式会社 東光高岳様(東京都)  
 

 ・パソコンの故障からデータを守る仕組みも構築します。
 ・オフィスにオープンな環境を作ります。これにより、担当者の
  異動や退職時にも、ファイルの所在に困ることはありません。

 

『Kami技』運用の6つのステージ

 『Kami技』の運用レベルは以下の6段階に分かれます。より高い次元の運用を目指してください。

レベル1(導入)
 部署内で管理や共有が必要なファイルを、電子本棚に整理して、皆で共有できるようにします。

レベル2(保全)
 サーバーパソコンの故障に備えて、自動バックアップ機能を用いて外部ストレージに電子本棚のデータを定期的にバックアップします。

レベル3(ペーパーレス)
 卓上スキャナや複合機と接続して、書類や図面を電子化して電子本棚に取り込みます。

レベル4(アクセス権限)
 各々がアクセスできる情報を決定して、電子本棚のアクセス権限を設定します。

レベル5(広域な情報共有)
 VPNやシンクライアントを用いて、本社や支店・営業所のファイルを電子本棚に一元管理します。

レベル6(リスク管理)
 パソコンが苦手で『Kami技』を使えない使用者に対して、その人のパソコンを監視して、その人が作成したファイルを自動的に電子本棚に格納する設定を行い、その人のパソコンが故障した際にファイルを復元できるようにします。

『Kami技』体験キャンペーン

 『Kami技』を ご体験 いただけるキャンペーンを実施しています。
 セットアップや設定といった煩わしい作業を弊社が行いますので、手間も費用も掛かりません。
 実際に操作されて、皆さまのお仕事に役立つかどうかをご判断下さい。
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