パソコンの使い方は自分たちに決める権利がある

 ここまで順に読まれた方は、ファイルの管理が難しい理由がその性質によるものだと、ご理解いただけたのではないでしょうか。
 ただ、ファイルの性質よりも、もっと大きな理由があります。

 それは、私達パソコン使用者の意識に関するものです。
 「何のことか分からない」という方が大半だと思いますので、ここではその理由をゆっくりとご説明いたします。

動機付けセミナーの依頼

 以前に、ある会社の社長様から、社内業務の効率化を目的にした「ファイルの整理整頓の動機付けセミナーをしてくれ」との依頼がありました。
 「社内ファイルを整理したいのだが、実際にパソコンを使っている社員がその気にならないと始まらない」というのです。

 そこでセミナーを行うことになりました。
 会議室に皆が集まり、怪訝そうな雰囲気の中で、「今日から、このソフトにファイルを整理整頓して欲しいのですが、皆さまは出来ますでしょうか?」と、切り出しました。
 
 すると、反応がなくシーンとしているのですが、その雰囲気から「何で、そんなことをしなくてはならないのか」とか、「しっかり管理しているよ」と、いった声が聞こえてくるようでした。

パソコンに関しては会社の指示でも従わない

 そこで続けたのは、以下のような言葉でした。
 企業と辞書を引くと、利益を得るための集合体とあります。社長様から、皆さまはとてもよくやってくれていると、伺っています。
 利益を得るという目的のために、皆さまは業務を通して日々頑張っておられるわけです。
 会社の共有フォルダは「どこに何のファイルがあるのかわからない」という状況だそうです。

 これでは、ファイルを探すのが大変だったり、ペーパーレスを上手くできなかったりするので、「必要なファイルを、必要な時に誰でも容易に利用できるようにしたい」のだそうです。
 社長様は、それが会社の利益に繋がると考えたということですが、このことは、会社のためにはならないでしょうか?

 もしも皆さまがファイルの整理には反対だということでしたら、私はとてもそのことを不思議に思います。 
 と言いますのは、皆さまの中に会社の方針に反対したり、文句を言ったりする人は誰もいないのに、パソコンのことになると反対するからです。
 まして今回のように、会社の利益になると思われるようなことについてもそうなのです。

従わないのは、「それがパソコンの使い方だから」

 そして続けました。
 皆さまがパソコンに関して会社の方針に従わないのは、皆さまが「パソコンに関しては、自分達の判断で使って良い」とか、「パソコンの使い方に関しては、自分たちに決める権利がある」と、考えているからではないでしょうか。
 ではその考えが、どこから来たのかということですが、会社の方針や上司の指示ではなく、また規約にも書いてないはずです。

 「パソコンとは、そういう使いかたをするもの」というのが、パソコンを運用する上での暗黙のルールになっているのです。パソコンを使う上での常識といって良いかもしれません。
 しかし、皆さまが使っているパソコンは、会社の経費で購入したものであり、皆さまが作成したファイルは、就業時間中に作られた会社の財産です。

 会社の目的は何でしょうか。それは利益を得ることです。
 では、パソコンの目的はなんでしょうか、それは、会社がより利益を生むことが出来るように、業務を効率化することです。
 ここには、「パソコンを自分達の判断で使って良い」とか、「パソコンの使い方に関しては、自分たちに決める権利がある」といった、皆さまが関与する余地は残念ながらないのです。

パソコン使用者の意識の問題

 こんな厳しいセミナーでしたが、普通のことなら兎も角、パソコンのことになると、会社の方針であっても社員さんは納得しないのです。
 社長様にしても、パソコン導入以前なら「書類や図面を整理整頓して欲しい」と、いえば済むものを、「ファイルを整理整頓してくれ」と言っても、社員さんのコンセンサスを得ない限りは実現しないのです。
 
 このような事例から、「今のパソコン使用者の考え方は会社のためにはならない」と考えるようになり、「パソコン使用者一人一人の意識を変えなければならない」と、考えるようになったのです。
  

他の人のパソコンを勝手に操作してはいけない

 「暗黙のパソコン運用ルール」が、会社に損失を与える事例は、いたるところで見受けられます。

 ある担当者が外出しています。その時に取引先から、「外出中の担当者のパソコンに入っているファイルを至急メールで送付してくれ」と、連絡があったとします。
 現場でクレームになっていて、そのファイルを見せないと、お客様が納得しないというのです。

 すぐにでもファイルを送付したいところですが、担当者のパソコンにはパスワードが掛かっていて起動ができません。

 担当者に連絡をしてパスワードを聞き出せばよいのですが、私達はどこかに「他の人のパソコンを勝手に操作してはいけない」との思いがありますので、躊躇してしまうのです。

 何故、情報の連携が欠かせない組織に於いて、他者の情報端末機(パソコン)を操作することが、タブーの行為と考えられるようになったのかが、不思議なのです。

組織は内部情報の流出を推奨している?

 パソコンの運用は使用者に任せることが一般的です。
 例外が見受けられないことを考えますと、組織では、あたかもパソコンを使用者に任せることがルールとして決まっているかのようです。

 パソコン導入以前に組織が個人管理を認めていたものは、筆記道具と電卓くらいでした。
 ところが今では、高額なパソコンを個人管理として、しかもそこに入っているのは、組織のノウハウや顧客情報といった重要な情報なのです。

 何となく存在する暗黙のパソコンの運用ルールに同調して、組織はパソコンを個人に任せているわけですが、「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことです。

 このことは、パソコン使用者の判断で情報を流出させたり、販売したりすることを、組織が認めていることと同じなのです。

 会社役員の方は、「当社にはそんなモラルの低い社員はいない」と言いますが、会社の重要な情報を社員のモラルに任せている時点で、管理とは言えない状況になっています。

 私たちは、何となく存在する暗黙のパソコンの運用ルールに支配されているばかりに、パソコンを使用者任せにしておいて、職員にコンプライアンスを遵守させるための課を新設するような、頓珍漢なことをしているのです。

組織にはびこる暗黙のパソコン運用ルール

 皆さまの会社にはこのような暗黙のルールは、存在していないでしょうか。
 「当社にそんなルールはない」というところは、女性事務員さんの留守中にパソコンを勝手に操作しても、誰も気にかけないという会社さまです。
 
 もしも、彼女が帰ってきたときに、犯罪者でも見るような目つきで皆さまを睨むようでしたらNGです。「パソコンとはそういう使い方をするもの」といった、暗黙のルールが、御社にも存在していることになります。

暗黙のパソコン運用ルールが存在する背景

 組織にこのようなルールが存在する背景には、パソコンと人との異常な関係があるように思えます。ここでは、その背景が何なのかを検証します。

優れた科学技術への憧れ

 自動車が誕生した時に初めて触れた人や、飛行機を初めて見た人は、これ等に憧れてしまうと考えました。
 これは当時の日本マイクロソフト社社長で、当社の株主でもある成毛眞さんに聞いた話ですが、1995年にマイクロソフト社のビル・ゲイツが来日したときのことだそうです。
 当時のマイクロソフト社はウィンドウズ95を発売した時でもあり、「マイクロソフト社が世界を変えた」といった雰囲気が世界中に満ちていた時です。そしてビル・ゲイツといえば世界一の大金持ちでした。

 そんなビル・ゲイツを伴い首相官邸を訪れ、当時の内閣と挨拶を交わした時のことだそうです。
 名刺を交換しようと、ビル・ゲイツの前に立った閣僚が、一様に緊張で手足が震えているのが、はた目からも分かったということでした。

 私たちは、優れた科学技術に関係する「人」や「もの」を目の前にすると、緊張してしまうようです。
 コンピューターはパソコンの登場により身近なものになりました。そのコンピューターは人類の長年の夢だったのです。
 そのために、本来ならただの道具であるパソコンを、私達は無意識のうちに夢のコンピューターとして、不当に尊重している可能性があるのです。

パソコンへの不当な尊重

 当社の話ですが、以前に以下のようなことがありました。
 ある課長のパソコンが壊れて、中の情報が消えてしまいました。
 課長のパソコンには、重要な情報がたくさん入っていたので、パソコン導入以前なら「会社の重要書類を消失した」ということで、課長は始末書を書いたはずです。
 ところが課長は照れ笑いをしていて、困った様子がないのです。

 そして「パソコンのしたことなら仕方がない」という風潮が社内にあったこともあり、誰も課長を責める人はいませんでした。
 この「仕方がない」との考えは、「社長のしたことなら仕方がない」、とか、「部長のしたことならしかたがない」と、いうように、上司がミスを犯したときに、部下がそれを受け入れる時の思考であることを考えると、パソコンの組織での位置付けが、如何に高かったかということが分かります。

 また、重要書類を消失した課長が困っていないというのは、書類から電子ファイルになっても、情報の価値は変わらないはずですので、変わったのは課長の考え方ということになります。

 パソコンへの不当な尊重は、パソコン使用者の考え方を変え、組織の情報資産さえもおろそかにするようになることを、私たちは認識すべきなのです。
 

情報を囲い込む人の出現

 もう一つ注意が必要なのは、このようにパソコンが組織で高いポジションを得るようになると、当然ですが、パソコンを操作できる人の評価が高まるようになります。
 すると、評価の高まった人たちの中に、更に評価を高めようとして、自分がパソコンでしていることを他の人に分からないように、情報を囲い込む人が現れます。
 
 そうして、「あの人がいなければ、業務が回らない」というところまで情報を囲い込もうとします。そうすることが自身の価値が更に上げることだと考えているからです。
 しかしこれでは、その人は良いかもしれませんが、組織にとっては、その人が欠勤しただけで業務が滞ってしまうことになるので、断じて看過できないのです。

 このように、私たちは本来道具であるはずのパソコンを、不当に尊重しているばかりに、会社に不利益を与えるルールや、パソコンを頂点とした価値観や評価基準による行為が、会社をスポイルしていることに気づかないのです。

  

暗黙のパソコン運用ルールの本質

 では、組織にはびこる不愉快な暗黙のルールの本質が何で、何故このようなルールが組織に存在しているのかということについてご説明いたします。
 組織には、「パソコンとはそういう使い方をするもの」といった暗黙のルールが存在しています。

 では、「そういう使い方」というのは、いったい、どういう使い方なのでしょう。

暗黙のルールはプライベートの使い方

 それは、「パソコンを使用者の判断で使って良い」とか、「他の人のパソコンを勝手に操作してはいけない」というものですが、これ等は、驚くことにプライベートのパソコンの使い方と、まるきり同じなのです。
 実は、暗黙のルールというのは、プライベートパソコンの使い方に他なりません。
 組織のパソコンを、プライベートパソコンと同様に使うことが、問題の根源だったのです。
 では「どうしてそのようなことになったのか」ということについて、私達は次のように考えました。

 パソコンはアメリカで生まれ、アメリカで育ちました。
 アメリカには、プライベートの情報を尊重するという文化があります。そのためにここで育ったパソコンは、プライベートの情報を尊重するという文化や機能を内在していると考えたのです。
 
 それは、起動時のパスワード機能で分かります。これは、「例え親兄弟であってもプライベートの情報を垣間見させたくない」という、プライベートの情報に配慮し、尊重するための機能だからです。
 このプライベートの情報を尊重する文化や機能を持つパソコンに多くの人が携わるようになり、知らず知らずのうちにパソコンの使い方は、「プライベートの情報に配慮し、個人を尊重することだ」と、考えるようになった可能性があるのです。

組織にそぐわないプライベート感覚

 問題なのは、プライベートの情報を尊重するという文化が、組織の文化と対極にあることです。
 組織は、みんなで協力して目的を達成しようとします。プライベートを犠牲にしても、組織の効率化のために行動するというのが、組織に必要な考えです。
 
 「プライベートを尊重する」というパソコンが持つ文化は、何かにつけ組織の文化と衝突します。
 そして、プライベートの事情が優先されると、会社は不利益に遭遇するのです。

 それでは、会社に不利益を与えるようなパソコンの使い方が、何故一般的になったかということについて、私達は次のように考えました。
 それは、パソコンが誕生した頃のことです。パソコンは、費用対効果の高さから、次第にコンピューターの中で主役の座を得るようになっていきました。
 その過程で、会社はパソコンを使える人を求めるようになり、そのような人はもてはやされていました。

 問題なのは、パソコンを使える人が、「自宅のパソコンでコンピューターを学んだ」ことです。
 その人たちが、パソコンの使い方を覚える過程で、「パソコンというコンピューターは個人が主体となって使うもの」であり、「使用者の判断でどのように使っても良いもの」であり、「プライベートの情報を尊重することがコンピューターの使い方」と、考えるようになったとしても、不思議ではないのです。

 当時は採用する側もパソコンのことなど知らないですから、パソコンを使えるというだけで、「君の技術を会社の為に役立ててくれたまえ」と、パソコンを任されたはずなのです。
 パソコンを任された人が腕を発揮するというのは、プライベートと同じ方法で会社のパソコンを使うということに他なりません。

 このような経緯により、パソコン導入期から現在に至るまで、誰もパソコンの使い方を正す人が現れずに、脈々とプライベートと同様の使い方をし続けてきたのではないかと、考えたのです。