パソコンの使い方は自分たちで決める権利がある

 ここまで順に読まれた方は、ファイルの管理が難しい理由がその性質によるものだと、ご理解いただけたのではないでしょうか。
 ただ、ファイルの性質よりも、もっと大きな理由もあるのです。

 それは、私達パソコン使用者の意識に関するものです。
 「何のことか分からない」という方が大半だと思いますので、ここではその理由をゆっくりとご説明いたします。

 以前に、ある会社の社長さまから、社内業務の効率化を目的にした、ファイルの整理整頓の動機付けセミナーをしてくれとの依頼がありました。

 そこでセミナーを行い、「今日から、このソフトウェアにファイルを整理整頓して欲しいのですが、皆さま、出来ますでしょうか?」と、言うと、皆シーンとしています。
 シーンとしているのですが、その雰囲気から、「何で、そんなことをしなくてはならないのか」とか、「しっかり管理しているよ」と、いった声が聞こえてくるようでした。

 そこで続けたのは、企業と辞書で引くと、利益を得るための集合体とでます。社長から、皆さまはとてもよくやってくれる方々だと、伺っています。
 利益を得るという目的のために、皆さまは業務を通して日々頑張っておられるわけです。
 今会社の共有フォルダは、「どこに何のファイルがあるのかわからない」といった状況だそうです。

 これでは、ファイルを探すのが大変だったり、ペーパーレスを上手くできなかったりするので、「必要なファイルを、必要な時に誰でも容易に利用できる」ようにしたいのだそうです。
 社長は、それが会社の利益に繋がると考えたということですが、このことは、会社のためにはならないでしょうか?

 皆さまが、会社の決めたパソコンの使い方に反対するのは良くあることですし、普通のことだと思います。
 しかし不思議なのは、パソコン以外のことで会社の方針に反対したり、文句を言ったりする人がいないことです。
 普通のことなら、会社の方針を受け入れる皆さまが、パソコンのことになると反対するというのは何故でしょうか。
 まして今回のように、誰が考えても会社の利益になると思われるようなことについてもそうなのです。

 その理由は、皆さまが「パソコンに関しては、自分達の判断で使って良い」とか、「パソコンの使い方に関しては、自分たちに決める権利がある」と、考えているからではないでしょうか。
 ではその考えが、どこから来たのかということですが、会社や上司の指示ではなく、また会社の規約にも書いてないはずです。

 それは、「パソコンとは、そういう使いかたをするもの」といった、パソコンを運用する上で何となく存在する、暗黙のルールのようなものではないでしょうか。
 あるいはパソコンを使う上での常識といってもよいのかもしれません。

 私はこのルールを否定します。このルールは会社にとって、害をなすだけであり、何一つメリットがないからです。

 皆さまが使っているパソコンは、会社の経費で購入したものであり、皆さまが作成したファイルは、就業時間中に作られた会社の資産です。
 会社の目的とは何でしょうか。それは利益を得ることです。
 それでは、パソコンの目的はなんでしょうか、それは、会社がより利益を生むことが出来るように、業務を効率化することです。
 ここには、「パソコンを自分達の判断で使って良い」とか、「パソコンの使い方に関しては、自分たちに決める権利がある」といった、皆さまが関与する余地は残念ながらないのです。
 これは、皆さまだけでなく、他の会社でも同様ですので、皆さまがそのように考えるのは、ごく普通のことだと思います。

 今日は、なんとなく会社に存在するこの暗黙のルールが、如何に会社の為にならないかということをご説明しますので、お付き合い下さい。
 こんなところから始まり、時間をかけて説明したわけですが、この事例でも分かる通り、普通のことなら兎も角、パソコンのことになると、会社の方針であっても社員さんは納得しません。
 社長さんにしても、パソコン導入以前なら「書類や図面を整理整頓して欲しい」と、いえば済むものを「ファイルを整理整頓してくれ」と言っても、社員さんのコンセンサスを得ない限りは実現しないのです。
 
 私は、これまで行ってきたパソコンの運用ルールが会社のためにはならないことから、パソコン使用者一人一人の意識を変える必要があると考えるものです。
  

他の人のパソコンを勝手に操作してはいけない

 暗黙のパソコン運用ルールが会社に損失を与えるという事例は、いたるところで見受けられます。

 ある担当者が外出しているとします。その時に、取引先から、「その担当者のパソコンに入っているファイルを至急メールで送付してくれ!」と、連絡があったとします。
 何でも、現場でクレームになっていて、そのファイルを見せないと、先方が納得しないというのです。

 こちらとしても、すぐにファイルを送付したいのですが、担当者のパソコンにはパスワードが掛かっていて、起動ができません。

 それなら担当者に電話をして、パスワードを聞き出せばよいのですが、今度は「他の人のパソコンを勝手に操作する」というのが、タブーの行為と考えられているので、躊躇してしまうのです。

組織は内部情報の流出を推奨している?

 また、現在のルールではパソコンは個人管理が一般的です。
 これは、何処の会社も同じですし、例外が見受けられないことを考えますと、会社がこのルールを認めているのでしょう。

 パソコン導入以前に会社が個人管理を認めていたものは、筆記道具と電卓くらいでした。
 ところが今では、高額なパソコンを個人管理として、しかもそこに入っているのは、会社のノウハウや顧客情報といった、重要な情報なのです。

 何となく存在する暗黙のパソコンの運用ルールに同調して、会社はパソコンを個人に任せているわけですが、「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことです。
 このことは、パソコン使用者の判断で情報を流出させたり、他社に販売したりすることを、会社が推奨していることと同じなのです。

 役員の方は、「当社にはそんなモラルの低い社員はいない」と言いますが、会社の重要な情報を社員のモラルに任せている時点で、管理とは言えない状況になっているのです。

 私たちは、何となく存在する暗黙のパソコンの運用ルールに支配されているばかりに、パソコンを社員任せにしておいて、社員にコンプライアンスを遵守させるための課を新設するような、頓珍漢なことをしているのです。

組織にはびこる暗黙のパソコン運用ルール

 皆さまの会社にはこのような暗黙のルールは、存在していないでしょうか。
 「当社にそんなルールはない」という会社さまは、皆さまが女性事務員さんの留守中にパソコンを勝手に操作しても、誰も気にかけないという会社さまです。
 もしも、彼女が帰ってきたときに、犯罪者でも見るような目つきで皆さまを睨むようでしたらNGです。

 「パソコンとはそういう使い方をするもの」といった、暗黙のルールが、御社にも存在しています。

暗黙のパソコン運用ルールが存在する背景

 組織にこのようなルールが存在する背景には、パソコンと人間との異常な関係があるように思えます。
 ここでは、その背景が何なのかを検証します。

 自動車が誕生した時に初めて触れた人や、飛行機を初めて見た人は、これ等に憧れてしまうと考えました。
 これは当時の日本マイクロソフト社社長で、当社の株主でもある成毛眞さんに聞いた話ですが、1995年にマイクロソフト社のビル・ゲイツが来日したときのことだそうです。
 当時のマイクロソフト社はウィンドウズ95を発売した時でもあり、「マイクロソフト社が世界を変えた」といった雰囲気が世界中に満ちていた時です。そしてビル・ゲイツといえば世界一の大金持ちでした。

 そんなビル・ゲイツを伴い首相官邸を訪れて、当時の内閣と挨拶を交わした時のことだそうです。
 名刺を交換しようと、ビル・ゲイツの前に立った閣僚は、一様に緊張で手足が震えているのが、はた目からも分かったということでした。

 私たちは、優れた科学技術に関係する「人」や「モノ」を目の前にすると、緊張してしまうようです。
 コンピューターは人類の長年の夢であり、そのコンピューターがパソコンの登場により身近なものになったことから、組織ではただの道具であるパソコンを、無意識のうちに高所に位置付け、不要に尊重しているのではないでしょうか。

 これは当社の話ですが、以前にこんなことがありました。
 ある課長のパソコンが壊れて、中の情報が消えてしまいました。
 課長のパソコンには、重要な情報がたくさん入っていたので、パソコン導入以前なら、会社の重要書類を消失したということで、課長は始末書を書いたはずです。
 ところが課長は照れ笑いをしていて、困った様子がないのです。

 そして「パソコンのしたことなら仕方がない」という風潮が社内にあったこともあり、誰も課長を責める人はいませんでした。
 この「仕方がない」との考えは、「社長のしたことなら仕方がない」、とか、「部長のしたことならしかたがない」と、いうように、上司がミスを犯したときに、部下がそれを受け入れる時の思考であることを考えると、パソコンの組織での位置付けが、如何に高いかということが分かります。

 また、重要書類を消失した課長が困っていないというのは、書類から電子ファイルになっても、情報の価値は変わらないはずですので、変わったのは課長の考え方ということになります。

 パソコンは使用者の考え方を変え、組織の情報資産さえもおろそかにするようになることを、私たちは知るべきなのです。
 

情報を囲い込む人の出現

 もう一つ注意が必要なのは、このようにパソコンが組織で高いポジションを得るようになると、当然ですが、パソコンを操作できる人の評価が高まるようになります。
 すると、評価の高まった人たちの中に、更に評価を高めようとして、自分がパソコンでしていることを他の人に分からないように、情報を囲い込む人が現れます。
 
 そうして、「あの人がいなければ、業務が回らない」というところまで情報を囲い込もうとします。そうなれば、その人の価値が更に上がると考えているからです。
 しかしこれでは、その人は良いかもしれませんが、組織にとっては、その人が欠勤しただけで業務が滞ってしまうので、断じて看過はできないのです。

 このように、私たちは本来道具であるはずのパソコンを、不要に尊重しすぎていることから、会社に不利益を与えるルールを野放しにしたり、パソコンを頂点とした価値観や評価基準による行為が、会社の運用をスポイルしたりしていることを、特に経営者の方は気づくべきなのです。

 パソコンの運用を本来の姿にするには、パソコンへのリスペクトをリセットして、ただの道具と位置付けるところからスタートする必要があるのかもしれません。

 

暗黙のパソコン運用ルールの本質

 では、組織にはびこる不愉快な暗黙のルールの本質が何で、何故このようなルールが組織に存在しているのかということについて、私の仮説を紹介します。

 組織には、「パソコンとはそういう使い方をするもの」といった暗黙のルールが存在しています。
 では、「そういう使い方」というのは、どういう使い方なのでしょう。
 それは、「パソコンを使用者の判断で使って良い」とか、「他の人のパソコンを勝手に操作してはいけない」というものですが、これ等はプライベートのパソコンの使い方とまるきり同じなのです。

 実は、暗黙のルールというのは、プライベートパソコンの使い方に他なりません。
 組織のパソコンを、プライベートパソコンと同様に使うことが、問題の根源だったのです。
 では、どうしてこのようなことが起きたのかということについて、私は次のように考えました。

 パソコンはアメリカで生まれ、アメリカで育ちました。
 アメリカには、プライベートの情報を尊重するという文化があります。そのためにここで育ったパソコンも、プライベートの情報を尊重するという文化や機能を有していると考えたのです。
 
 それは、起動時のパスワード機能で分かります。これは、「例え親兄弟であってもプライベートの情報を垣間見させたくない」という、プライベートの情報に配慮し、尊重するための機能だからです。
 私は、このプライベートの情報を尊重する文化や機能を持つパソコンを多くの人が使うようになって、知らず知らずのうちにパソコンの持つ文化を身に付けてしまったと考えたのです。

 問題なのは、プライベートの情報を尊重するという文化が、組織の文化と対極にあることです。
 組織は、みんなで協力して目的を達成しようとします。
 プライベートを犠牲にしても、組織の効率化のために行動するというのが、組織に必要な考えです。
 
 「プライベートを尊重する」というパソコンが持つ文化は、何かにつけ組織の文化と衝突します。
 そして、プライベートの事情が優先されると、会社は不利益に遭遇するのです。

 それでは、何故会社に不利益を与えるようなパソコンの使い方が、一般的になったかということについて、私は次のように考えました。
 それは、パソコンが誕生した頃のことです。パソコンは、費用対効果の高さから、次第にコンピューターの中で主役の座を得るようになっていきました。
 その過程で、会社はパソコンを使える人を求めるようになり、そのような人はもてはやされていました。

 問題なのは、パソコンを使える人が、「自宅のパソコンでコンピューターを学んだ」ことです。
 その人たちが、パソコンの使い方を覚える過程で、「パソコンというコンピューターは個人が主体となって使うもの」であり、「使用者の判断でどのように使っても良いもの」であり、「プライベートの情報を尊重することがコンピューターの使い方」と、考えるようになったとしても、不思議ではないのです。

 当時は採用する側もパソコンのことなど知らないですから、パソコンを使えるというだけで、「君の技術を会社の為に役立ててくれたまえ」と、パソコンを任されるようになったはずなのです。
 パソコンを任された人が腕を発揮するというのは、プライベートと同じ方法で会社のパソコンを使うということに他なりません。

 私は、このような経緯により、パソコン導入期から現在に至るまで、誰もパソコンの使い方を正す人が現れずに、脈々とプライベートと同様の使い方をし続けてきたのではないかと、考えたのです。