ファイルの管理が難しい理由をご存知ですか?

 
 自宅のパソコンと違い、オフィスに流通するファイルは、「誰が持っているのか分からない」、「共有フォルダのどこにあるのか分からない」といったように管理が難しいものです。
 その理由をご存知でしょうか。

 組織は目的を分業する仕組みですので、ATMやJRの予約システムのように、一つのデータベースに接続する複数の端末機から情報を共有するのが理想的です。
 ところがパソコンは個人向けのコンピューターとして生まれたことから、情報をファイルに保存することが一般的です。
 
 このことは、本来なら膨大な情報を一瞬で処理するコンピューターのはずが、パソコンに限っては「情報量が増えるとファイルの数が増えて探すのが難しくなる」と、いった現象を発生させます。
 
 ファイルは電子データでありながら、「数の概念」や「情報伝達に受け渡しが必要」といったように、まるで物質的な「もの」のような性質を持っていることが、管理を難しくしている理由です。

 では、私たちはファイルをどのように管理したらよいのでしょう。

ファイルの管理には整理整頓が必要です!

 
 パソコンを導入したことで、オフィスの書類や図面はファイルに姿を変えました。
 情報媒体として、ファイルは書類や図面と良く似ています。
 その書類や図面を私たちはどのように管理してきたのかといいますと、図書館のように、情報をカテゴリーごとに整理して、皆で利用できるようにしてきました。
 
 もしも、書類や図面を段ボールに放り込んだだけなら、管理が見込めないのは当然ですが、ファイルも同様です。
 スムーズな管理や共有を求めるのなら、ファイルをフォルダに整理整頓する必要があります。
 
 ところが、多くのパソコン担当者が「共有フォルダを上手く整理整頓できない」と、言います。
 その原因を探求したところ、フォルダ型ソフトでは整理整頓のメカニズムが上手く機能しないことが分かりました。
                          ファイルの整理整頓ができない理由

 このことが、整理整頓に適したファイル管理ソフト『Kami技』を開発する動機になりました。

『Kami技』を開発しました

 本棚の形をしたクライアントサーバーシステムです。
 ファイルを整理した本棚をネットワーク上で共有します。
 
 

 運用では、最初に部署に於ける「管理すべきファイル」を拾い出します。 
 ファイルを本に格納するので、利用者にとって、使い勝手の良い本棚を考案して下さい。

 本棚はクライアントパソコンから操作できますので、各担当者がファイルを整理するようになると、次第に部署のファイルが集まるようになり、より管理や共有が容易になります。

 ※サーバーにはWindows7以降のProfessionalパソコンを用います。(Windows Serverも可)

『Kami技』の使い方

 
 使い方は、図書館で本を探す要領で、ディスプレイに表示した本棚から目的の本を探します。

 本を開くと、ファイルの印刷イメージを表示しますので、目的のファイルを容易に見つけられます。

 ファイルを選択した状態で「入力ボタン」を押すと、各アプリケーションが起動しますので、そのまま編集したり印刷したりすることができます。

 また、他の利用者が同じファイルを開こうとした際には排他処理を行い、ファイルの整合性を守ります。

                       

会社のパソコン、やはりおかしかったのですね

 「パソコンを会社で導入したことで業務が効率化した!」と、多くの方が考えています。
 でも、常日頃から「おかしい」と思うことがあります。
 
 「担当者が不在のときにファイルが手に入らない」とか、「共有フォルダのファイルの所在が分からない」と、いったことです。

 パソコンはコンピューターですので、情報処理装置なのに、この装置を一人一人が用いるようになって、この「程度の情報処理ができない」というのは「おかしなこと」に思えるのです。
 

組織に於けるパソコンの特異性

 
 パソコンはその呼称からも分かる通り、パーソナル(個人)向けのコンピューターです。
 その個人向けのコンピューターを、多くの組織で導入しています。
 
 その際の問題点ですが、パソコンは個人向けのコンピューターとして生まれたことから、組織の運用に必要な「情報の共有」との考えが希薄です。
 そのために、共有が容易なデータベースではなく、情報をファイルに保存することが一般的です。
 
 パソコンを導入したことで、組織の書類や図面の多くはファイルに姿を変えました。その書類や図面は、それまで書庫に管理されていました。
 ところが、電子ファイルになった現在では、「共有フォルダの何処に在るのか分からない」と、いったように、パソコン導入以前に比べて「情報管理が劣化している」側面もあるのです。
 
 確かに、パソコンは情報処理装置ですので、「これまで出来なかった情報管理が、パソコンを使うようになって上手く出来るようになった」と、いうのが本来の姿だと思います。

パソコンの使い方がおかしい

 会社のパソコンの使い方が「おかしい」というのを私も感じています。

 例えば「もの」の管理には整理整頓が役立ちますが、同様の性質を持つファイルも整理整頓が役立つはずです。

 ところが多くの会社さまが、パソコンの管理を個人に任せています。
 個人任せでは、整理整頓のルールを決めても、思い思いにパソコンを使うことに慣れて、ルールを守らないので、整理整頓を期待できないのです。


 
 パソコン導入以前に個人で管理するものといえば、鉛筆や消しゴム、電卓といった備品に限られていました。パソコンのような高額な装置を、それまで個人に任せることはありませんでした。
 

 そのパソコンには会社のノウハウや、コンプライアンスに抵触する情報が入ります。
 
 「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことです。
 重要な情報の入るパソコンを個人任せにしていることは、「パソコン使用者が情報を流出させたり、他社に販売したりする行為」を、会社が許容しているのと同じです。

 部長からは「当社には、そのようなモラルの低い社員はいない」と、叱られますが、会社の重要な情報を、個人のモラルに任せている時点で、管理とはいえない状況になっているように思えるのです。
 
 パソコンは単なる道具に過ぎないのに、パソコン使用者を尊重しすぎているように、思えるのです。

ファイルの整理が難しいのは何故?

 整理整頓は、分類により「ものを探す手順」を効率化するメカニズムです。
 整理する人は、それを見た人が、ものを探し易いように工夫して分類します。
 そして利用する人は、それが、どのような整理の仕方をしているのかを理解して、「ものを探す手順」を効率化しようとします。

 整理整頓が機能するのは、探す人が「整理の仕方」を読み取れた場合に限ります。
 その際には、分類のカテゴリーや、下層の分類との関連性を理解しているので、総当たりではなく、分類から次の分類に移動して、ターゲットを絞ることができます。
 
 「整理の仕方」を読み取るには、分類の全体像を把握することから始めます。そして、どのような傾向で分類されているのかを分析します。
 
 ところが、従来のソフトはフォルダの構造が複雑になることから、全体像や整理の仕方を読み取るのが難しくなり、ファイルを整理整頓するのが難しくなると考えられるのです。

 

オフィスに電子本棚をお勧めいたします

 『Kami技』を用いると、オフィスで電子本棚を利用できるようになります。
 多くの企業様が導入して成果を上げています
 (ネットワーク環境が必要です。出荷時同時接続数10台)

動画による電子本棚のご紹介

お客様の言葉が全てを物語っています

 文書管理の電子化の試みは何度か検討しましたが、導入するには高額なソフトウェア投資を必要とする一方で、操作インターフェースは複雑そうな雰囲気があり、製造現場における作業者全員に広く普及させることの困難さが予想されたことから、導入に二の足を踏んできました。
 一年程前に『Kami技試用版』をご提供いただき試験運用を行った結果、「本棚と本」という分り易いグラフィック・インターフェースが製造現場に好評で、試験運用で省力化と ペーパーレス化にも大きな成果が期待できるとの結論を得て、このたび本格的な『Kami技』の導入に至りました。 
                               お客様の声「株式会社ミラプロ様」

皆さまの疑問にお答えいたします

  • 私たちはオリジナルソフトを開発している会社です
  • 「操作を覚えなくても使える」と、お客様に評判です
  • 新しいコンセプトによるコスパに優れたソフトです
  • サポートセンターは、お客様に心のこもった質の高い支援をしています
  • Kami技の機能を簡単にご紹介いたします
  • 本棚ソリューション(資料提供)

     私たちは、図書館のようにファイルを整理整頓する仕組みが、ファイルの諸問題の解決に繋がると考えています。以下はファイル整理の有用性を伝える講演用の資料です。興味のある方はご覧ください。

    パソコンの構造的な問題

    パソコン使用者の意識の問題

    ファイルを管理するために

    『Kami技』の使い方と機能説明

     ※注 Kami技(組織向)のみの機能を(CS)と表示しています。

    『Kami技』の運用アドバイス

    運用支援サービス(有料)のご案内