本棚ソリューション

 弊社では組織がパソコンのファイルを管理するには、整理整頓やそのためのソフトウェアが必要と考え、『Kami技』や『skycabinetサービス』を開発してまいりました。
 ここでは「本棚ソリューション」と題して、私達の考える、組織のパソコン運用の問題点や、現状のソフトウェアの問題点をご紹介しています。興味のある方はお読みください。
 
 皆さまはファイルの管理をどうされていますでしょうか。
 もしも皆さまがパソコンの担当者だとして、「もう少し共有フォルダのファイルを管理したい」と考えたとします。ところが「思うようにいかない」、そんな経験はございませんでしょうか。

 私たちは、この問題の解決にはファイルの整理整頓が役立つと考たのですが、それにしても、パソコンというコンピューターの運用に、整理整頓というのは可笑しな話に聞こえるかもしれません。

何故、ファイルの整理整頓?

 パソコンは従来のコンピューターと違い、データベースではなく、ファイルに情報を保存することが一般的です。
 コンピューターの利点は「情報量が増えても一瞬で処理が行える」ことですが、パソコンでは、情報量が増えるとファイルの数が増えて所在がわからなくなります。
 これは、ファイルには「数の概念」があり、「もの」のような性質を持つためですが、そのために従来のコンピューターの常識が通用しません。

 それでは、「どのように管理すべきか?」と、なりますが、私達は一般的に、「もの」を管理しようとしたときに、整理整頓を考えます。
 実はファイルの管理にも、整理整頓が役立ちます。ファイルにはコンピューターの常識は通用しませんが、「もの」の常識は通用するのです。

プライベート感覚の運用

 パソコン担当者の方は、「ファイルの整理整頓が上手くできない」と、言います。
 その理由の一つに、「プライベート感覚の運用」があると、私たちは考えています。

 皆さまのところでは、「同僚のパソコンを勝手に操作してはならない」といった暗黙のルールや、「パソコンは使用者に任せるもの」といった考えの下に、パソコンの運用がされていないでしょうか。

 「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことですので、解釈によっては、パソコン使用者がファイルを勝手に削除したり、流出させたりしても、良いことになってしまいます。

 組織はルールに則った分業が求められますが、パソコンは運用を使用者に任せていることから、ルールよりも「自分の判断」を優先します。
 そのために、パソコンを プライベート感覚 で運用することが多く、パソコン担当者が「ファイルを整理しよう」と言っても、「自分の判断」を優先させてしまうのです。
 
 このように組織のパソコンを、プライベート感覚で使うことを、「普通のこと」と考える組織のパソコン文化が、ファイルの整理整頓といった簡単なことさえできない、一つの理由と私達は考えています。

整理に向かないフォルダ型ソフト

 ファイルの整理整頓が難しい理由が、もう一つ考えられます。
 それは従来のフォルダ型ソフトが、ファイルの整理整頓に向かないことです。

 整理整頓することで「もの」が探し易くなるのは、「整理された状態」から、整理の仕方を読み取ることが出来る場合に限ります。
 逆に、いくら整理整頓しても「整理の仕方」が読み取れなければ、何処に何が在るのか分かりません。
 
 ところが、従来のフォルダ型ソフトでは、フォルダが多階層になりがちなために、全体像の把握が難しくなり、整理の仕方を読み取るのが難しくなってしまうのです。
 その結果として、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分からない」といった状態になってしまうと、私達は考えています。

詳細説明

 講演調の詳し説明を以下に掲載しています。
 後半では『Kami技』の開発経緯や、機能・運用アドバイス等を掲載しています。
 
 ※注 Kami技(組織向)のみの機能を(CS)と表示しています。

パソコンの構造的な問題

パソコン使用者の意識の問題

ファイルを管理するために

『Kami技』の使い方と機能説明

『Kami技』の運用アドバイス

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