ファイル管理のために

 皆さまはファイルの管理をどうされていますでしょうか。
 もしも皆さまがパソコンの担当者だとして、「もう少し共有フォルダのファイルを管理したい」と考えたとします。ところが「思ったようにいかない」、そんな経験はございませんでしょうか。

 私たちは、この問題の解決にはファイルの整理整頓が役立つと考えて、本棚型をした『Kami技』を開発しました。
 それにしても、パソコンというコンピューターの運用に、整理整頓というのは可笑しな話ですね。

パソコンの運用にはファイルの整理整頓

 パソコンは従来のコンピューターと違い、データベースではなく、ファイルに情報を保存することが一般的です。
 ファイルには「数の概念」があり、「数が増えるとやり取りが難しくなる」といった、まるで「もの」のような性質があります。

 およそ20年前から、多くの組織がパソコンを用いるようになり、それまでの書類や図面の多くがファイルに姿を変えました。そのために、「数が増えてファイルが何処に在るのか分からない」と、いったことがオフィスで発生するようになりました。

 コンピューターの利点は「情報量が増えても一瞬で処理が行える」ことですが、パソコンは「情報量が増えるとファイルの数が増えて所在が分からなくなる」と、なってしまうのです。

 そんな厄介なファイルを管理するために、私たちは「ファイルの整理整頓」に着目しました。
 皆さまの中にも、取り組まれている方がいらっしゃるのではないでしょうか。

プライベート感覚の運用

 ところがパソコン担当者の方から、「努力したがファイルの整理整頓を上手くできない」と、いった声を耳にします。
 その理由の一つは、「プライベート感覚の運用」にあると、私たちは考えています。

 皆さまのところでは、「同僚のパソコンを勝手に操作してはならない」といった暗黙のルールや、「パソコンは使用者に任せるもの」といった考えの下に、パソコンが運用されていないでしょうか。

 「任す」というのは、「任された人が自分の判断で行動して良い」ことを表しますので、パソコンを使っている人の意思により、ファイルを削除したり、流出させたりしても、良いことになってしまいます。

 ルールに則った分業が求められる組織ですが、パソコンのことになると、「パソコンは使用者に任せるもの」といった、「プライベート感覚の運用」が多くの組織の基本になっているようです。

 このようなパソコン文化の下では、パソコン担当者が「ファイルを整理しよう!」といっても、誰も真剣にはなりません。
 その結果として、「ファイルの整理」という、簡単な行為を行えない可能性があるのです。

フォルダ型ソフトによるファイルの整理

 ファイルの整理整頓が難しい理由が、もう一つ考えられます。
 従来のフォルダ型ソフトはファイルの整理整頓に向いていないことです。
 
 「もの」を探す人は、「整理された状態」から、整理した人が行った「整理の仕方」を読み取ることが普通です。 この「整理の仕方」が読み取れない場合には、折角手間をかけて整理したものでも、探し易くはないのです。
 「整理の仕方」を知るには、先ず、整理された状態の全体像を把握します。次に整理の傾向を考えるのですが、従来のソフトはフォルダを無限に作成できてしまうために、複雑な階層構造になってしまうと、全体像の把握ができないのです。

 これが折角ファイルを整理整頓しても、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分からない」と、なってしまう理由です。

本棚ソリューション

 私達は「ファイルを整理し易い」本棚の形を「本棚ソリューション」と呼ぶことにして、ファイル管理に役立つことをご紹介させていただいています。
 ここでは、これまでの内容を詳しく説明していることと、『Kami技』を用いる際のアドバイスを記しています。

※注 クライアントサーバー(CS)表示の項目は、組織向版のみの機能を含みます。

パソコンの構造的な問題

パソコン使用者の意識の問題

ファイルを管理するために

『Kami技』の使い方と機能説明

『Kami技』の運用アドバイス

運用支援サービス(有料)のご案内