ファイルの管理に整理整頓を用いる理由

 コンピューターの専門家で「パソコンの運用にファイルの整理整頓が必要」と言う人はいません。
 しかし、皮膚感覚で現場を把握しているパソコン担当者が、ファイルの整理整頓を必要と考えているという事実がありました。

 そこで私達は、整理整頓がファイルの管理や共有に役立つかどうかを検証することにしました。
 調査を始めると、数あるソフトメーカーのファイル管理のソフトは、何れもデータベース型の製品であることが分かりました。
 お客様の中に、データベース型のソフトは、「自分は使えても、うちの社員には使えない」と、言う人がいました。

 データベース型の製品は、ファイルにタグを付けてデータベースに登録することで、検索機能を強化するものです。
 ただし、この場合にはファイルをデータベースに登録する際に、どのファイルにはどのようなタグを付ける必要があり、ファイルを探す際には、どのようなタグを用いる必要があるのかということを、統一的なルールとして使用者が持ち合わせる必要があり、そのタグ付けのルールを全員が守る必要があることから、相応のスキルのある人たちでないと、運用が難しいことがわかりました。

 一般的な組織のパソコン使用者は、コンピューターの専門家ではないので、それほど高いスキルを持ち合わせていません。
 誰もが容易に使えるファイル管理方法を考えた時に、私達も「ファイルの整理整頓」に行きついたのです。
 

整理整頓に適した専用ファイルソフトの必要性

 パソコンが登場したことで、さまざまなことが出来るようになりました。
 家計簿のソフトウェアを起動すると、パソコンは家計簿装置になります。
 また、ワープロソフトを起動すると、パソコンはワープロになります。
 ソフトウェアがパソコンを介して目的を達成することを考えますと、ソフトウェアは情報化時代の「道具」とも考えられます。
 その道具ですが、「目的に適わない道具は、労力のわりに成果が見込めない」と、いったことが起きます。

 木を削る道具であっても、ノコギリを用いて木材の表面を滑らかにしようとしたり、カンナで木材を切断しようとしたりしても、労力のわりに成果が見込めません。
 これと同じで、ファイルの整理整頓が目的なら、やはり適したソフトウェアが必要なのではないかと考えたのです。
 
 ところが、いくら探してもそのようなソフトは見つかりませんでした。
 どうも「パソコンの組織での運用にはファイルの整理整頓が必要」という考えが、世の中には存在しないことから、そのようなソフトも存在しないようでした。

 それならということで、弊社がファイルの整理整頓を目的としたファイルソフトを開発することにしたのです。
 

本棚の形をしたファイル管理ソフト

 当初、ファイルを整理整頓するのに、どのような機能や構造が好ましいかということがテーマになりました。

 従来のフォルダ型の構造では階層が複雑になり全体像の把握が難しくなることと、今どの階層にいるのかが直観的に分からなかったことから、これ等解消するために行きついたゴールが、フォルダ型ではなく電子本棚の形だったのです。

 これなら、階層は本棚を本の2階層になるので全体像が分かり易くなり、現在どの本を開いているのかも容易に分かります。
 また、「本棚型なら、パソコンが苦手な方も経験的に使い方が分るのではないか」というところもポイントでした。
 

(株)リコー様と共同開発

 開発を始めると問題が浮上しました。
 それは、世の中にはファイルの整理整頓などという考え方がないことから、マイクロソフト社が提供しているファイル周りの部品ソフトウェアでは、電子本棚の仕様を満たせなかったのです。

 開発を進めるには、この部分を独自に開発する必要があったのですが、それは技術的にも費用的にも負担が掛かるものでした。
 そんな状況下で製品化に漕ぎつけることができたのは、当時共同開発関係にあった(株)リコー様と相談した結果、リコーグループの中で最高の技術力を持っていた、取技術研究所様のお力をお借りすることが出来たからです。
これにより、ファイルを整理するための初めてのソフト、電子本棚を完成することが出来たのです。