ファイルの管理に整理整頓を用いる理由

コンピューターの専門家で「パソコンの運用にファイルの整理整頓が必要」と言う人はいません。
しかし、皮膚感覚で現場を把握しているパソコン担当者が、ファイルの整理整頓を必要と考えているという事実があります。

そこで私たちは、整理整頓がファイルの管理や共有に役立つかどうかということを検証することにしました。
調査を始めると、数あるソフトメーカーのファイル管理のソフトは、何れもデータベース型の製品であることが分かりました。
ただ、お客様の中に、データベース型のソフトは、「私には使えても、うちの社員には使えない」と、言う方がいました。

データベース型の製品は、ファイルにタグを付けてデータベースに登録することで、検索機能を強化するものです。
ただし、この場合にはファイルをデータベースに登録する際に、どのファイルにはどのようなタグを付ける必要があり、ファイルを探す際には、どのようなタグを用いる必要があるのかということを、統一的な知識として使用者が持ち合わせる必要があり、そのタグ付けのルールを全員が守る必要があることから、相応のスキルのある方たちでないと、運用が難しいことがわかりました。

一般的な組織のパソコン使用者は、コンピューターの専門家と違い、それほど高いスキルを持ち合わせていません。そのことを前提としてファイルの管理手段を考えると、私たちも「ファイルの整理整頓」をすべきだというところに行きついたのです。
 

整理整頓に適した専用ファイルソフトの必要性

パソコンの登場で、ソフトウェアはパソコンを介して、さまざまなことが出来るようになりました。
パソコンは家計簿のソフトを起動すると、家計簿装置になります。
また、ワープロソフトを起動すると、ワープロになります。
ソフトウェアは、パソコンを介して目的を達成することを考えると、情報化時代の「道具」と言えます。
その道具ですが、「道具は、目的に適わないものは、労力のわりに成果が見込めない」ということが起きます。

木を削る道具であっても、ノコギリを用いて木材の表面を滑らかにしようとしたり、カンナで木材を切断しようとしたりしても、労力のわりに成果が見込めません。
これと同じで、ファイルの整理整頓が目的なら、やはり適したソフトウェアが必要と考えられます。
ところが、いくら探してもそのようなソフトは見つかりませんでした。
どうも「パソコンの組織での運用にはファイルの整理整頓が必要」という考えが、世の中には存在しないことから、そのようなソフトも存在しなかったのです。

そのために、当社がファイルの整理整頓を目的としたソフトを開発することにしたのです。
 

本棚の形をしたファイル管理ソフト

ファイルの整理整頓を目的としたソフトを開発するに当たり、どのような機能や構造が好ましいかということがテーマになりました。

従来のフォルダ型の構造では階層が複雑になり全体像の把握が難しくなることと、景色が変わらないので今どこにいるのかが直観的に分からないことが問題点だったことから、これ等の問題を解消するために行きついたゴールは、フォルダ型ではなく電子本棚型のファイル管理ソフトにするということでした。

これなら、階層は本棚を本の2階層になりますので全体像が分かり易く、現在どの本を開いているというのも感覚的にわかります。
また、「本棚型なら、パソコンが苦手な方も経験的に使い方が分るのではないか」というところもポイントになりました。
 

(株)リコー様と共同開発

開発を始めると問題点が浮上しました。
それは、世の中にはファイルの整理整頓などという考え方がないことから、マイクロソフト社が提供しているファイル周りの部品ソフトウェアが使えないことでした。

そのためにこの部分を独自に開発する必要があったのですが、それは技術的にも費用的にも負担が掛かるものでしたが、当時共同開発関係にあった、(株)リコー様とのプロジェクトにより、取技術研究所様のお力をお借りして完成することが出来たのです。