組織で用いる理想的なコンピューターとは

パソコンが登場する以前のコンピューターは月のリース料が一億円から二億円と言われていました。

このように高額ですので、使えるところも大手企業や政府の研究機関といった組織に限られていました。

組織は、一つのことを皆で協力して行う「分業した仕組み」ですから、効率的な半面、組織内の円滑な情報のやり取りが求められるという特徴があります。

そのために、当時のコンピューターは、情報の共有を前提に開発されていました。

現在のATMもそうですが、一つのデータベースに複数の端末機が接続していて、使用者は、これを通して情報のやり取りを行うというものです。

ファイルの持つ「モノ」と同様の性質

多くの組織で用いられるようになったパソコンは個人向けに開発されたものであり、組織向けのコンピューターとして開発されてはいないことから、「情報の共有」という考えは、もともと持ち合わせていません。

構造的にも、従来のコンピューターが情報をデータベースに保存しているのに対して、パソコンはファイルに保存することが多いのです。

それまで会社に存在していた書類や図面は、パソコンの導入により、次第にワードやエクセル等のファイルに姿を変えました。

ここで注意していただきたいのは、その際にファイルが図面や書類の数だけ発生するということです。

それは○○打ち合わせ書という書類は、○○打ち合わせというワードファイルになり、○○収支報告書は、○○収支報告というエクセルファイルになることでも分かるように、書類もファイルも、目的ごとに発生するので同じような数になるのです。

このことは、一万枚の書類や図面が存在していた会社では、パソコンの導入により一万のファイルが存在するようになることを表しています。

ファイルは、電子データでありながら「数が増える」という、「モノ」のような可笑しな性質を持つといえます。そのファイルが一万も存在していては分からなくて当然です。
ファイルはその性質から、もともと管理が難しいのです。

検索では目的のファイルを探せない

コンピューターの利点と言えば、情報量が増えても一瞬で処理を行えるところです。

ところが、パソコンは情報の保存にファイルを用いていることから、情報量が増えると、ファイルの数が増えて探すのが困難になるというのです。

ファイルは、従来のコンピューターの常識が通用しない存在となっています。

ただ、ファイルには「検索機能が使える」という利点があるはずです。

そのために「これを用いて目的のファイルを容易に探し出せないか」と、なるわけですが、実際には目的のファイルのファイル名が分からないことが多く、ファイル名が分からないと検索ができないことから、上手く探し出せないのです。

現場はファイルの整理整頓を指向している

パソコン担当者の方は、経験的に検索機能が上手く機能しないことを知っているので、検索ではなく、ファイルを整理整頓して、「目的のファイルを容易に誰でも利用できるようにしたい」と、考える方が多いようです。

この、「ファイルの管理に整理整頓を用いる」という方法を、皆さまはどのようにお考えでしょうか。

疑問を持つ方もおられるのではないでしょうか。

と言いますのは、コンピューターの専門家で「パソコンの運用にファイルの整理整頓が必要」と言う人はいませんし、マイクロソフト社を始めとするソフトメーカーにしても、そんなことを言っているところはないからです。

しかし、皮膚感覚で現場を把握しているパソコン担当者が、ファイルには整理整頓が必要と考えているのです。

ファイルの整理整頓ができない理由

パソコン担当者の方の多くがファイルの整理整頓を必要と考えているのですが、ファイルの整理整頓が上手くできない会社様が多いということが分かってきました。
共有フォルダのファイルを上手く整理整頓出来ないのには、何か理由があるのでしょうか。

ここに、径の違う三種類のボルトとナットがあるところをイメージして下さい。この、ボルトやナットを整理整頓して、分かりやすくしたいと思います。皆さまなら、どのようにするでしょうか。
ボルトとナットを分け、これ等を径毎に分類しては如何でしょう。
分けたものをそれぞれの箱に入れ、ボルト・径13、ナット・径16というように箱に書けば、探すのが容易になるのではないでしょうか。

ここではどのようにしたら、目的のボルトやナットを容易に探し出せるかということを考えて、分類に行きついたのです。
このことから、整理整頓は分類であることがわかり、分類する側の人と、探す側の人が存在することが分かります。

分類する側の人は、どのように分類したら、探す人が分かりやすいかということを考えて分類します。
探す側の人は、それがどのようなルールに則って分類されているかを読み取ろうとします。
そして、分類のルールを読み取れた時に、「モノ」を容易に探すことができるようになるのです。
このように整理整頓が役立つのは、探す人に分類のルールが伝わった場合に限ることが分かりました。
それでは、これとは反対の、分類された状態からルールを読み取れない場合には、どのようになるのでしょうか。

それは、「何が何処に分類されているのかわからない」と、いうものです。しかし、これでは、整理整頓の価値はなく、わざわざ分類する必要もありません。
ところでこれは、どこかで聞いたようなフレーズではないでしょうか。
「共有フォルダの何処に何のファイルが入っているのか分からない」というのと同じです。
「モノ」を探す人は、「いくつに分類されている」という全体像を把握し、次にどのような傾向で分類されているかを読み取ろうとします。

ところが共有フォルダでは、サブフォルダを無制限に作れてしまうことから、全体像の把握が難しくなります。
全体像の把握ができないと、どのような傾向で分類されているかが分からないことから、折角ファイルを分類しても、「何処に何のファイルが入っているのか分からない」といったことになってしまうのです。

このことが、共有フォルダのファイルを上手く整理整頓出来ない理由と、私達は考えたのです。