専任者の選出(CS)

 『Kami技』の運用には、専任の担当者を付けてもらう必要があります。
 コンピューターの専門家である必要はありませんので、「パソコンは苦手ではない」という方でしたら、総務の方でも、営業の方でもOKです。

ネットワーク環境で動作(CS)

 『Kami技』は、ネットワーク環境下にサーバーパソコンを用意して、ここに電子本棚のデータベースを作ります。これに接続したクライアントパソコンから、この電子本棚を共有するわけですが、『Kami技』の良いところは、Windows Serverだけでなく、Windows7以上のProfessionalパソコンをサーバーパソコンとして使える点です。
 また、サーバーパソコンとクライアントパソコンの同居も可能ですので、普段使っているパソコンをサーバーパソコンとして利用することも出来ます。

『Kami技』の起動(CS)

 では、実際にソフトウェアを起動してみます。
 インストールすると、ディスクトップに『Kami技』というアイコンを表示しますので、これをダブルクリックします。
 起動すると、「パスワード入力画面」を表示します。
 ここにユーザー名と、パスワードを入れると『Kami技』が起動します。

 『Kami技』をインストールした状態では、デフォルトの管理者はAdminになっています。
 半角の大文字のAのあとに、小文字のdminと続けます。パソワードは何も入れない状態で「OK」ボタンを押します。
 こうすることで、管理者権限で『Kami技』が立ち上がります。

 サーバーという欄には、接続するサーバーパソコンを指定します。
 サーバーパソコンが本社で一つだけという会社様もありますし、「総務部サーバー」や「営業部サーバー」というように、部署ごとにサーバーパソコンを用意されている場合もあります。
 そのような会社様では、ここでサーバーパソコンを切り替えて、それぞれの部署の電子本棚を利用することができます。

『ネットワークに接続をしない状態で起動(CS)

 クライアントサーバーをネットワークに接続せずに使う場合には、『Kami技』起動時のサーバー欄でローカルを選択します。
 ローカルというのは、このパソコンの中に電子本棚のデータベースが入っていて、このデータベースを利用するものです。
 このように、サーバーパソコンとクライアントパソコンを同居させると、サーバーパソコンにもクライアントパソコンにもなり、スタンドアロンのような単体での動作が可能になります。

簡単操作のために、ボタンを大きく数を少なく

 『Kami技』を起動すると、かわいい部屋が現れます。
 組織に流通するファイルを、サーバーパソコンに整理整頓した状態で一元化しようとすると、組織の皆さま全員に使ってもらう必要があります。

 そのために、『Kami技』は、パソコンが苦手な方でも使えるように、「どれだけ簡単に使えるか」ということをテーマに開発しました。
 画面のボタンにしても、数を少なくして、見た目を大きくして分かりやすいようにしています。
 また、ボタン以外にも本棚にマウスを持っていき、クリックすると電子本棚が現れます。

本を開く

 電子本棚の拡大画面を表示します。右側の窓には本棚のリストを表示しています。
 これをマウスでクリックすると、本棚が切り替わり、その本棚の中にある本を左側に表示します。

 本をマウスで指定すると、本が本棚から少し飛び出します。
 この状態で「本を開く」ボタンを押すか、本をダブルクリックすると本が開きます。
 ここで一度本を閉じて、本棚も閉じてください。

管理者の変更・ユーザーの登録(CS)

 『Kami技』を使用するには、起動時のユーザー名とパスワードが必要になります。
 そのために、『Kami技』使用者のユーザー名とパスワードを作成する必要があります。

 画面左上の「環境設定ボタン」を押し、「ユーザー管理」ボタンを押します。
 するとユーザー管理画面を表示しますので、ここの「登録ボタン」で『Kami技』使用者のユーザー名とパスワードを設定することが出来ます。

 『Kami技』の担当者は、先ず最初に自分のユーザー名とパスワードを登録してください。
 そして登録した自分のユーザー名をマウスで活性化させ、「管理者変更ボタン」を押して管理者を変更します。
 次に『Kami技』を一度終了してください。
 再ログインすることで、設定した権限が有効になります

 『Kami技』では管理者以外にユーザー名やパスワードの登録が出来ませんので、ここで登録したユーザー名とパスワードを、『Kami技』を利用される方に伝えて下さい。

前回の本を開く

 オープニング画面では、先ほど開いた環境設定ボタンの他にボタンが三つあります。
 終了ボタンは分かるとして、本棚拡大ボタンの下に「前回の本を開く」というボタンがあります。これを押しますと、前回開いていた本を開きます。

 もう一度戻ります。
 先ほどは、本の画像をクリックして本を開きましたが、「前回の本を開く」ボタンに相当する画像が机の上のノートパソコンです。
 これをクリックすると前回の本を開くことができます。

電子本棚の形

 『Kami技』の特徴的なところは、本棚の形をしているところです。
 共有フォルダではフォルダにファイルを保存しますが、『Kami技』では本にファイルを保存します。
 そしてファイルを格納した本を、電子本棚に整理整頓することでファイルの所在が容易に分かるようになるのです。

 電子本棚の特徴はファイルを整理整頓しやすいところですが、それは共有フォルダのように階層が深くなることがなく、本棚と本の2階層によりファイルの分類を表現しているためです。

 そしてこの形が、ファイルを探す側の人に分類のルールを伝えやすいのには、もう一つ理由があります。
 それは本棚には歴史があり、図書館で「本の分類方法が分からない」といった人がいないように、本棚と本を用いた分類のルールが既に確立されているので、分類する人が分類方法を創意工夫する必要がなく、電子本棚を使う人が分類方法を読み解く必要がないからです。

 また、殆どの方が本棚を使った経験があり、この形に親しみや馴染みがあることも『Kami技』を操作する上での心理的なハードルを下げるメリットになっています。

 

サムネール・プレビュー表示

 電子本棚の使い方ですが、本を開いた状態では、左側にフォルダがあり、その中にファイルを入れることができます。
 フォルダにマウスを合わせると、そこに入っているファイルの印刷イメージをサムネール表示します。

ファイルを本へ格納

 次に『Kami技』にファイルを入れてみましょう。
 フォルダ以外のところか、若しくはフォルダを指定して、ファイルの取り込み先を決定します。
 次に「ファイル取り込みボタン」を押して、取り込むファイルを指定します。
 フォルダの構造のまま取り込むことも可能ですので、その場合には「フォルダ取り込みボタン」を押して、取り込むフォルダを指定します。

 また、ファイルを容易に入れる方法として、ドラッグ&ドロップをお勧めしています。

 ファイルをドラッグして開いた本のフォルダの上で指を離します。
 すると、印刷イメージを表示するようになり、ファイルが入ったことが分かります。
 少し時間が掛かるのは、ファイルの印刷イメージを取得してページに表示するのと、データをサーバーパソコンに転送しているためです。(CS)
 これにより、この時点でクライアントパソコンがクラッシュしても、サーバーパソコンにファイルを保存しているので、クライアントパソコンを交換するだけで元通り使えるようになります。(CS)

印刷イメージプレビュー機能

 多くの人がファイルを共有する場所では、ファイルの作成者が複数になるので、ファイル名からファイルの内容を把握するのは困難になります。
 そのために、一々ファイルを開かなくてはならなくなりますが、『Kami技』ではファイルを本に格納した時点で印刷イメージをページに表示するようにしています。

 これにより、ファイルの内容を確かめるためにファイルを開かなくても、目的のファイルを容易に探すことが出来ます。

格納したファイルの編集

 『Kami技』では本を開き、本に格納されたファイルにマウスを合わせた後に「入力」ボタンを押すことで、ファイルの内容を編集することができます。

 よく『Kami技』のことを、本棚の形をしたものの中に、ファイルをぶら下げているだけだと思われる方がいらっしゃいますが、『Kami技』はピア・ツー・ピア型の共有フォルダと違い、本格的なクライアントサーバーシステムですので、一元化したファイルの整合性を保つための様々な機能を有していて、ファイルを皆で編集する際に効果を発揮するものです。(CS)
 
 また『Kami技』は、ファイル保存の仕様が独自なものになっています。
 パソコンが苦手な方にとって、ファイルの保存先を指定するのは難しいものですが、『Kami技』ではファイルの保存場所を指定する必要がありません。

 使い方としましては、ワード等のファイルを編集した後には、ファイルの保存作業を行わずに終了して下さい。
 その際に、「保存しますか」とのメッセージを表示しますので、ここでは「保存」を選択します。
 すると、電子本棚の画面にもどりますので、「既存インデックスに上書き」、あるいは「新規インデックス作成」のどちらかを選択します。
 『Kami技』では電子本棚の中のファイルをインデックスと表現しています。インデックスという表現が出てきた時点で、ファイルの制御が『Kami技』に移行したことを表しますので、ここでは上書きを選択して「OK」ボタンを押してください。

 すると、電子本棚の中のファイルが書き換わります。

 このように『Kami技』は、ファイルを整理整頓するだけではなく、電子本棚の中のファイルを編集したときに効果の上がる仕組みとお考え下さい。

本棚のアクセス権限の設定(CS)

 皆さまの中には、「ファイルの共有は良いが、部外者に重要なファイルを編集されては困る」と、思う方がいらっしゃるかも知れませんが、そのような心配は無用です。

 『Kami技』を管理される方は管理者権限で『Kami技』にログインして本棚を表示させます。
 本棚を選択した後に、右側メニューの「本棚操作」から「本棚設定」を選択して下さい。
 「閲覧不可能ユーザー」欄に『Kami技』に接続を許可した使用者のユーザー名を表示していると思います。

 このユーザーを「閲覧可能ユーザー欄」や「編集可能ユーザー」欄に「移動ボタン」で移すことで、選択した本棚に対するそれぞれのユーザーの権限を決定することが出来ます。

 ある本棚を選択して、「本棚設定」を開いたところ、Aさんは「閲覧不可能ユーザー」に入っていたとします。この場合ではAさんがログインした時にはその本棚を表示しません。
 そのAさんを「閲覧不可能ユーザー」欄に移動させると、Aさんが再ログインした際にはその本棚を表示するだけでなく、その本に入っているファイルを編集することができるようになります。

 また、使用者が新規に作成した本棚に関しては、その本棚に限り、管理者のように他の人に閲覧権限や編集権限を付与することができます。

 

排他処理(CS)

 次にファイルの整合性を保つ、クライアントサーバーの機能を説明いたします。
 他の人が本を開いている場合には、本棚に整列されている本の背表紙に「編集中」と表示します。
 その本を開くことを躊躇する必要はありませんので、本を開き、好きなファイルを編集していただいて構いません。

 ある人がワードファイルを編集しているとします。そして、他の人も同じワードファイルを編集しようとします。
 すると「選択したインデックスは編集中のためデータの変更・保存はできません。読み取り変更で開きますか?」と、表示します。
 これは、共有フォルダのファイルを他の人が開いている時に、同じファイルを開こうとする際に表示するメッセージと同じです。

 この機能は、先に編集を終えて保存したファイルが、後から編集した人のファイルによって上書きされるのを防ぐための排他処理を目的としています。

 ところが共有フォルダのようなピア・ツー・ピア型のネットワーク形態では、このような排他処理を行うには、ソフトウェア側に共有フォルダとの通信機能を組み込む必要があります。
 ワードやエクセルといったマイクロソフト社製のソフトウェアでは、この通信機能を実装しているので問題はありませんが、マイクロソフト社製以外のソフトウェアはこの機能を実装していないために、重複起動の警告や排他処理は行われません。

 デザインで世界中の人が用いているイラストレーターという有名なソフトウェアがありますが、試してみると分かりますが、共有フォルダから何人も同時に同じファイルを起動できてしまいます。
 これにより、ファイル上書きの事故が起きるだけでなく、保存のタイミングが悪いと、ファイルが壊れてしまったり、パソコンがフリーズしてしまったりします。

 『Kami技』では、ソフトウェアのメーカーやソフトウェアの種類に限らず、他の人がファイルを開いている場合には、同じファイルを重複起動しないための排他処理を行います。
 このように全てのファイルに対して、必要によってはユーザーの操作を制限してまでもファイルの整合性を守るところが、クライアントサーバー型のメリットです。

本の持ち出し機能(CS)

 「本の持ち出し」という機能がありますが、これは出張先でファイルを編集したいというような場合に、本を持ち出して出張先で仕事を行えるようにするものです。

 ところが、出張先でファイルを編集した際に、本社でも同じファイルの編集をされてしまうと、出張が終わり、持ち出した本を返却した際に、本社で編集したファイルが上書きされる可能性があります。
 そのために、『Kami技』では、本を持ち出した際には、本が返却されるまで、本社ではその本を編集することが出来ないようになっています。
 厳密なルールですが、だからこそ共有フォルダのように、ファイルが分岐する心配をしたり、履歴の管理をしたりしなくても済むのです。

ファイルの削除

 共有フォルダの仕様には、疑問に思うところがあります。

 プライベートのパソコンでは削除したファイルは、ゴミ箱に入り復元が可能です。
 ところが、共有フォルダで削除したファイルは、ゴミ箱に入らずに復元できないことを、皆さまはご存知でしょうか。

 プライベートのファイルより、共有フォルダで共有しなければならないファイルの方が重要なのは分かり切ったことであり、ファイルの利用者が多いということは、ファイルを削除してしまうような操作ミスが起きる可能性も高くなることは言うまでもありません。
 
 それにもかかわらず、プライベートのパソコンでは削除したファイルを復元することが出来るのに、それよりも重要で、消失する危険性の高い共有フォルダのファイルを復元できないというのは、共有フォルダを設計した人のセンスを疑うものです。

 『Kami技』は当然ですが、削除したファイルはゴミ箱に入り、管理者権限で復元できますので、ファイルを削除してしまうといった操作ミスをしても、ファイルを消失することがないのです。

上書きによるファイル消失の防止

 この他にも『Kami技』にはファイルを守る、優れた機能が有ります。
 多くの人が使うファイルを共有する環境下では、誤ってファイルを上書きしてしまうことがあります。
 「上書きしますか?」、というメッセージを表示した際に、誤って「はい」を押してしまう場合ですが、このような場合には、ファイルを復元することはできません。

 『Kami技』では、このような上書きによるファイルの消失が、構造的に起きないようになっています。

 あるファイルを『Kami技』に入れます。そして同じファイルをもう一度入れます。
 普通なら、「上書きしますか?」という、メッセージを表示しますが、そのようなメッセージは表示しません。 ただ、だらだらとファイルがぶら下がるだけなのです。
 誤って、同じファイルを入れてしまった場合には、「不要のファイルを削除すれば良い」との考えから、このような仕組みになっています。

 エクスプローラーと違うこのような動作が可能な理由は、オリジナル開発したファイルツールを用いているからです。
 些細なことですが、ファイルの整合性を保つためのこのような機能を、『Kami技』は有しているのです。

ファイル周りの動作

 ファイル周りがエクスプローラーと似ていますが、自社開発のファイルツールだという話をさせていただきました。
 そのためにエクスプローラーでは、出来ないようなことが『Kami技』では可能になっています。
 画面像部に上矢印と下矢印アイコンがありますが、これはフォルダやファイルを上下に移動するときに用います。
 ファイルを選択して矢印が二つのアイコンを押すと、ファイルが一番上に移動したり、一番下に移動したりします。

 これをどのように使うかといいますと、パソコンが苦手で、日付やファイル名をソートして目的のファイルを探すような使い方が難しいという方がいらっしゃるような職場で、「重要なファイルを一番上にしよう」とか、「新しいファイルを一番上にしよう」というような、その職場の誰にでも分かるルールを策定して使っていただこうというものなのです。

種類の違うファイルの結合

 もう一つ面白い機能があります。
 あるインデックスにマウスを合わせます。
 すると、3ページと表示していたとします。これはどういうことでしょう。ボタンを押してページを変更してください。
 すると、1ページ目はワードファイル、2ページ目はエクセルのファイル、3ページ目はPDFのファイルといったように、ファイルの種類が異なっていることが分かります。

 『Kami技』では、種類の違うファイルを一つのインデックスとして管理することが出来ます。

 例えば、旅行の資料を作成する際に、計画書やスケジュール表、収支報告書や観光地の写真といった異なるファイルを、一つのインデックスに出来るのです。

 この何処が良いかといいますと、実際に参加者に配布したパンフレットと同様の状態で、ファイルの管理ができるところです。

 それぞれのファイルは、パンフレットの各ページを構成していますが、ファイルだけではパンフレットが何ページで構成されていて、ページの順序がどのようになっているのかということが分かりません。
 書類を電子化した際に、「情報が欠落することなく、全ての情報を保持することが重要」との考えから開発したものです。

 これにより、原本のファイルのまま配布資料の閲覧が可能ですので、資料を印刷する必要がなくなり節約にもなります。
 パンフレットの資料が一つのインデックスになっているので、ファイルの利活用も容易になり、翌年の幹事さんが変更箇所だけを修正して、今年のパンフレットとして配布することも容易になります。
 また、結合されたファイルは、そのままの順序で印刷することができます。

結合したファイルの順序変更

 結合したファイルの順序変更や新たなファイルの挿入、削除も容易です。
 ファイルを結合したインデックスにマウスを合わせ、右クリックで表示するメニューの「ファイル順序の変更」から操作が行えます。

ペーパーレス機能

 『Kami技』を用いたオフィスのペーパーレスをご提案いたします。
 スキャナ機能を実装していますので、複合機やスキャナと接続するだけで直ぐにスキャニングが行えます。
 また、本を開いた状態でスキャニングしますので、取得したファイルがそのまま本の中に入るところが便利です。

 ダイレクトに支出の削減が期待できるペーパーレスに、皆さまは興味をお持ちではないでしょうか。コピーは用紙の消費やカウンター料金が発生しますが、スキャニングなら複合機を用いても料金がかからないメリットがあります。
 卓上スキャナも安価ですので、容易に書類をファイルに出来ます。

 ところが従来の仕組みではペーパーレスは運用面で難しいところがありました。
 書類や図面をファイルにしたところ、「共有フォルダの何処に入っているのか分からない」と、なってしまうと、情報を探すのが難しくなるので、容易にペーパーレスを行えなかったのです。

 ファイル管理の問題点がペーパーレスの問題点になっていたわけですが、この問題の解決には『Kami技』のように、必要なファイルを直ぐに取り出せる仕組みが必要になります。

印刷イメージを表示しないファイルのプレビュー

 イラストやデザインなどのファイルは、ファイル名だけでは内容を把握できないことから、ファイルを共有するためのソフトは、ファイルを開かなくても内容を閲覧できるプレビュー機能が重要になります。

 エクスプローラーでファイルの内容を表示するには、各アプリケーションの開発メーカーが、マイクロソフト社の提唱する仕様に準ずる必要がありますが、その判断はメーカーに任されているので、イラストレーターやフォトショップといった代表的なデザインソフトであっても、エクスプローラーではファイルの印刷イメージを表示することができません。

 ところが『Kami技』ではイラストレーターのファイルも、印刷イメージを表示した状態で管理を行えます。これは、ファイルを重ねる機能を用いるからです。

 デザインソフトの目的は、画像ファイルを作成することです。そのために、成果物であるjpegなどの画像ファイルと、デザインソフトのaiファイルなどを管理する必要があります。
 『Kami技』では、1ページ目をjpegファイルとし、2ページ目をaiファイルとすることで、ファイル内容を表示しながら管理が可能になるのです。

ファイルのエクスポート

 電子本棚に格納したファイルを、パソコンに戻すこともできます。
 本を開いた状態で、戻したいインデックス(ファイル)にマウスを合わせ、右クリックで「ファイルのエクスポート」を選択することで、ファイルの保存場所を指定して保存することが出来ます。

 複数のファイルが結合したインデックスをエクスポートすると、フォルダとして吐き出され、中に結合されていたファイルを作成します。

自動バックアップ機能

 『Kami技』はサーバーパソコンにWindows Serverだけでなく、普通のパソコンを用いることができます。 Windows Serverの導入は相応の支出を伴いますので、低コストで構築できるメリットがあります。

 ただ、普通のパソコンにはハードディスクが壊れた場合にデータを守るRAID機能がありません。
 そのために、万が一サーバーパソコンが壊れた際には、ファイルを集約している分被害もが大きくなることから、『Kami技』では日時を指定した自動バックアップ機能を設けました。
 
 サーバーパソコンに外付けHDや、ネットワーク接続のNASなどの外部のストレージを接続します。画面右下の常駐ソフトの一覧から、「Kami技ユーティリティ」を起動して設定画面を開きます。「Kami技ユーティリティ」の画面が開きましたら、データの保存先に接続したストレージを指定します。
 次に自動バックアップを有効にして、日時を指定します。ここでは、○曜日にします。
 時間は、皆さまが帰った後の22時とします。そして、「バックアップが終了したらシャットダウンする」のスイッチを入れます。
 
 Windows Serverは電源を落とさない運用が基本ですが、パソコンをサーバーとして用いる場合には、電気代節約のために「パソコンが終了したらパソコンをシャットダウンする」にチェックを入れます。

 設定が終了すると、バックアップ当日には、『Kami技』を終了した際に「本日は22時よりバックアップ予定なので、電源を付けたままにして下さい」との、メッセージを表示しますので、サーバーパソコンの電源を付けたままにします。
 バックアップするデータは、初回は全てのデータになりますが、それ以降は前回バックアップしたところから変更したデータの差分だけとなります。

ファイルの監視・集約(CS)

 「Kami技ユーティリティ」の設定画面を用いると、マニアックな機能を使うように設定することができます。
 『Kami技』は、社内で管理する必要のあるファイルを、電子本棚に整理整頓した状態で一元化して、ファイルの管理と共有をしやすくするものです。
 そのために、職場の皆さん全員のファイルを集約するのが良いのは言うまでもありません。

 ただ、会社は使用者にパソコンの使い方を任せているので、パソコン担当者が指示をしても、言うことを聞いてくれない方がいたり、パソコンが苦手で『Kami技』を操作できないといった方もいたりするはずです。
 
 この場合には、これ等の方のファイルを電子本棚に集約できませんので、もしもこれらの方のパソコンが壊れた際には、ファイルを保全することができないのです。
 システム担当者の方は責務として、ファイルという組織の情報資産が、パソコンの故障という、組織とはまるで関係のないことが原因で消失することを避けなくてはなりません。

 ここで紹介するのは、クライアントパソコンのファイルを『Kami技』が自動で集約する機能です。パソコンが苦手な方は、マイドキュメントかディスクトップにファイルを保存するといったように、フォルダに整理せずにファイルを保存する傾向がありますので、『Kami技』がクライアントの指定したフォルダを監視して、そこにファイルが発生した場合に電子本棚に自動でコピーをするというものです。

 設定画面では、どのクライアントパソコンの何処のフォルダを監視するかを指定するものです。次に、そのフォルダで発生したファイルを、何という本棚の何という本にコピーするかを指定します。あとは、監視時間を設定するだけです。。
 この機能は複数の方の、複数のフォルダの同時監視が可能になります。

ファイル自動整理機能(CS)

 もう一つマニアックな機能があります。
 あまり使われない機能ですが、その設定画面を開くには、オープニング画面の車の模型のところをクリックします。

 こちらは、クライアントパソコンのフォルダのファイルを、『Kami技』の本棚に自動で整理整頓するというものです。

 想定したのは、退職した方のファイルが大量に共有フォルダに残っているような場合ですが、後々探そうとしても、どこに何が入っているのか分からないという状態では困るので、「電子本棚にファイルを整理して、少しでも分かりやすくしたい」という場合などに使います。

 設定画面では、「どのようにファイルを分類したら後々分かりやすいのか」ということをテーマに、ファイルの分類方法を指定します。

 新規登録のボタンを押します。
 テンプレート名には、分類方法に名前を付けます。
 そして、本棚をどのようにするか、ここでは「年」にしましょう。
 次の階層に「アプリケーション」を選びます。すると、2017年、2018年という年毎の本棚を作成して、その下にワード関連ファイルという本や、エクセル関連ファイルという本が作成されます。
 その本の中には、時系列的にファイルが並ぶというものです。

 また分類方法では、退職者の方がフォルダで整理した方法を、そのまま電子本棚の整理方法にすることもできます。
 いずれにしても、他の方の作成したファイルを整理整頓するというのは大変ですので、分類方法を工夫しながら、お使いいただければと思います。

本棚非表示機能(CS)

 フォルダの階層を無制限に作れる共有フォルダと違い、『Kami技』は本棚と本しかありませんので、数万というファイルを整理整頓する際には、「本棚や本が増えすぎて、結局ファイルを探すのが難しくなるのではないか」との、懸念が生まれます。

 『Kami技』は、この問題を解決しています。

 組織では、部署や課という形で、細分した目的ごとに組織を分けています。
 そのために、部署を横断的に共有しなければならない懇親会のようなイベントを除くと、部署間で共有しなければならない情報というのは、責任者以外では殆どないのです。

 例えば、営業部と経理部で共有しなければならない情報はありませんし、総務部と開発部でも共有しなければならない情報もありません。

 一般的には、同じ部署であっても、課が異なると情報の共有は必要ありません。
 例えば、一課が一戸建ての物件、二課がマンションの物件、三課が駐車場の物件を扱っているような場合で分かる通り、他の課と共有しなければならない情報は存在しないのです。

 このようなことから、『Kami技』では、本棚毎のアクセス権限の設定機能を用いて、使用者毎に不要な本棚を表示させないことをお奨めしています。
 不要な本棚といいますのは、他部署のファイルや、その人のファイルであっても過去のもので現在の業務には使わないファイルが入っている本棚です。

 この設定により、パソコン使用者各々のディスプレイに表示する電子本棚は、本棚が数個、その中に本が数冊という程度の、大変簡素なものになります。
 営業部の場合ですと、見積書を中心とした外部とやり取りしたファイルを収めるための本棚と本が、数冊程度にしかなりません。

 ファイルを電子本棚に整理する習慣が定着するまでは、マネージャーは月に数回程度、電子本棚を開き、不備があれば、「○○君、今月から見積書をこの本に入れることになっているのに、未だ入っていないよ」と、担当者を注意します。
 担当者にとっても、月に数個のファイルを電子本棚に格納するだけですので、負担になるものではありません。
 そのために、数カ月が経過する頃には、ファイルの整理整頓が各々のルーチンワークとして定着するようになります。 

 これにより、マネージャーは部下の作成したファイルを容易に閲覧できるようになりますので、部署の管理も容易になります。

外部組織とのファイル共有(VPNを用いる方法)

 折角ですから、もう一つご紹介させていただきます。
 「本社だけでなく支店や営業所のファイルも含めて、電子本棚にファイルを一元化したい」という場合です。
 
 この方法には、2つの方法が考えられます。
 1つはVPNを使う方法です。
 ヤマハでは高速のVPNルーターを販売していますし、NTTのフレッツ光りでもVPNサービスを提供しています。フレッツでは一回線当たり、月の利用料が2,000円程度です。
 実際にフレッツを用いて『Kami技』にファイルを一元化しているをお客様のところで操作をさせていただいたのですが速くて快適でした。
 支店から本社のサーバーに入っている本を自由に操作することができました。

 大手上場企業さまでは、東京の『Kami技』サーバーに全国の支社や営業所のデータを集約しています。こちらはシンクライアントを用いていますので、レスポンス良く動作しています。

外部組織とのファイル共有(skycabinetによる方法)

 もう1つの方法は、電子本棚のデータをクラウド上で共有するものです。
 当社では、skycabinet(空のキャビネット)というクラウド上で電子本棚を利用できるSNSを運営しています。
 
 一般的なクラウドとの違いは、本棚の形をしているところと、やはり印刷イメージのプレビューを表示するところです。
 クラウドのプレビュー機能は貴重です。
 といいますのは、ファイルの内容を知るために、わざわざファイルをダウンロードして開いていたのでは、とても手間がかかるからです。

 Skycabinetも普通にファイルをアップロードした場合にはプレビュー表示をしませんが、『Kami技』からファイルを転送した際には、プレビュー表示が可能になります。

 Skycabinetは、いろいろな使い方を想定できます。支店や営業所、グループ企業間、元請けさんと下請けさんの間でファイルを共有する場合などです。

 ただクラウドにはメリットと、デメリットがあります。
 メリットは、インターネット経由で場所を問わずに複数の人が利用できることや、ファイルの管理から解放されることです。
 パソコンでファイルを管理しようとすると、万が一パソコンが故障した際に備えて、ファイルをバックアップする必要がありますし、パソコンを新しくする際にはデータを移設しなければなりません。
 またファイルを管理していた方が、異動や退職などになった場合には、ファイルの所在が分からなくなる可能性もあります。

 ところが有料のクラウドでは、使用料だけ払い続けていれば、10年でも20年でも、ファイルはサーバーの運営会社が管理しますので、ユーザーはメンテナンスフリーになるのです。

 これがクラウドのメリットですが、デメリットは情報の漏洩です。
 これはハッキングという話ではありません、Skycabinetはマイクロソフト社のサーバーを用いているのでハッキングは困難です。

 世界中には名声を求めるハッカーが無数に存在しています。
 彼らが、もしもマイクロソフト社のレンタルサーバーに侵入できたのなら、ハッカーとして名声を得られる訳ですから、チャレンジはしているのでしょうが、誰も成功しないのです。

 その理由は、グーグルでもNTTでも、お客様のファイルを有料で預かる事業をしているところは、一度でもハッキングされてデータが流出したり、削除されたりすると事業の継続が困難になり、莫大な損失が発生することは火を見るよりも明らかなために、その対策が講じられているからです。
 
 ハッキングの危険性は事業を始める前から分かっていたことですので、企画段階から何度も検証しますし、これを防ぐための技術的な裏付けが担保されているからこそ事業を始めたはずなのです。
 そのために大手企業が運営するレンタルサーバーへのハッキングは、未だに誰も成功していないのです。

 それでは、どのような経緯でデータが流出するのかということですが、皆さまの会社ではパスワードを管理している方がいるかと思いますが、特定の方がパスワードを管理している場合には問題はありません。

 ところが、社員さんにパスワードを公開することが前提のクラウドでは、次のようなことが懸念されます。
 ある社員さんが、飲んだ時に会社のパスワードを友達に教えてしまうような場合です。すると、その友達からまた違う友達にパスワードが広がる可能性があるのです。
 
 クラウドは会社以外のところからアクセスが可能なことから、パスワードが漏れてしまうと外部からもアクセス出来てしまいます
 その場合に、クラウドに重要なファイルが入っていたりすると危険なことになります。

 このように、誰でもアクセスできるという、クラウドの利点が運用面ではリスクを伴います。
 ではイントラネットの場合は、クラウドに比べて何故安全かといいますと、会社に侵入しないとパソコンを操作できないからです。
 会社に忍び込んでパソコンを操作するというのは、また別のスキルが必要になるのでハードルが高いものになるのです。
 このようにクラウドは、リスクを考慮した運用が求められることをご承知ください。