オフィスのファイル管理に

 オフィスで「共有フォルダのファイルを上手く管理できない」と、いった声を耳にすることがあります。
 
 『Kami技』はファイルを本に入れて本棚に整理する方法ですので、ファイルの整理を行い易いですし、初めて使う方も、容易にファイルの所在がわかるようになります。

 『Kami技』(組織向)は、この本棚をネットワーク上のサーバーパソコンに作成して、これを各クライアントパソコンから利用する仕組みですので、オフィスのファイルの管理と共有に役立ちます。

ファイルの編集

 本に格納したファイルは、格納した状態のままファイルの編集を行うことができます。
 本の中では、ファイルの削除だけでなく、誤って上書きをした場合でも元のファイルを消失することはありません。
 通常はエクスプローラーを使うことが多いのですが、ファイル周りを独自開発したことによる成果です。
 
 また、クライアントサーバー型特有の排他処理では、ファイルを問わずに多重起動を防止して、ファイルが不用意に上書きされることを防ぎます。

使い易いシンプルな本棚

 本棚では、大量のファイルを整理した際には、「本棚や本の数が増えて、探すのが大変にならないか?」との、懸念が生まれます。
 しかし、実際の本棚と違い、使用者に必要な本棚だけを表示させる機能がありますので、問題が起きないのです。

 幸いなことに、組織は部署や課をまたいで情報を共有することはありませんので、実際に『Kami技』(組織向)を用いている方を調べても、本棚が数個、そこに入る本が数冊といったように、いたってシンプルになっていて、使い勝手も良いのです。
 

『Kami技』(組織向)のメリット

 『Kami技』(組織向)のメリットをまとめると、以下のようになります。

1)電子本棚の共有により、皆さまが必要なファイルを容易に利用できるようになります。
2)パソコン担当者は、組織に流通するファイルの一元化ができるので管理が容易になります。
3)必要な人に必要な本棚だけを表示するので、誰にとっても使い勝手の良い本棚になります。
4)クライアントサーバー型の特徴である、ファイルの整合性を保つ機能や消失を防ぐ機能があります。
5)利益を生むペーパーレスの構築が容易に行えます。

 ここからは、『Kami技』(組織向)の運用を機に、取り組まれるとメリットのある項目です。

1)パソコンと使用者の関係を見直し、組織に適した本来の姿を取り戻す。
2)パソコン同士の情報のやり取りを効率化して、組織の効率化につなげる。
3)ファイルを長期的に管理するアーカイブズ事業に取り組み、その姿勢を内外にアピールする。

『Kami技』(組織向)が目指すところ

 以下4項目のように、「共有フォルダのファイルの管理が上手くいかない」といったオフィスを、効率化することが『Kami技』(組織向)の命題です。

ファイルの管理を容易に

 組織内に流通するファイルの管理を容易にして、誰にとってもファイルを容易に利用できる環境を構築します。

  
 組織のファイルが一つの電子本棚に集まるので、同僚の作成したファイルを容易に利用できるようになり、必要なファイルを必要な時に、他の方に依頼しなくても利用できるようになります。

パソコンのファイルを組織が管理する

 パソコンを使うようになると、どうしてもファイルを使用者が管理しがちになります。
 しかし、それでは担当者が外出中の時には、求めるファイルを手に入れられなかったり、担当者が異動や退職した場合などには、ファイルが分からなかったりします。
 『Kami技』(組織向)の導入を機に、ファイルの管理を使用者任せにするのではなく、組織主導の管理体制を確立されては如何でしょうか。


  
 『Kami技』(組織向)にファイルを整理するようになると、ファイルがサーバーパソコンの電子本棚に集まることから、パソコン担当者にとっても、ファイルを容易に管理できるようになります。

パソコンの故障に備える

 「パソコンが突然立ち上がらない」、そんな経験はないでしょうか。
 パソコンは故障することがあります、そんな万が一の事態に備えて、組織ではその資産であるデータを消失しない仕組みを構築する必要があります。


 
 『Kami技』(組織向)では、サーバーパソコンの故障に備えて、日時を指定した自動バックアップを行います。これにより、万が一の事態からデータを守ります。

経費節減を伴うペーパーレス

 ペーパーレスは省エネ・省資源・省スペースに役立ちます。ところがオフィスのペーパーレスが一向に進まない理由をご存知でしょうか?
 それは、書類や図面をファイル化した途端に、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのかわからない」と、いった状態にならないかという、懸念があるからです。


 
 『Kami技』(組織向)なら、そんな懸念は及びません。電子本棚にファイルを整理することで、誰でも容易にファイルを利用することができるようになり、これまで以上に、ファイルや図面の情報を利用しやすくなります。

必要なハード環境

 『Kami技』(組織向)は、普通のパソコンをサーバーパソコンとして使うことができます。
 その場合には、万が一のパソコンの故障に備えて、サーバーパソコンのデータを外部ストレージへ自動バックアップするように設定します。

 サーバー機には Windows Server 若しくは、Windows7以降のProfessional パソコンが必要です。
 パソコンを用いる場合には、データバックアップ用のNAS、若しくは外付けHDが必要になります。

Kami技(組織向)のインストールファイル

 『Kami技』(組織向)試用版のインストールファイルをお望みの方は、ウェストフィールド・サポートセンターまでお申し付けください。
  ウェストフィールドサポートセンター :055-285-5229
   (土日祭日を除く 9:30~12:00 13:00~18:00)

運用に役立つ情報