ちょっとしたことで業務が効率化します
代表の西野です。私はもともと共有フォルダでファイルを管理することが嫌いでした。以前にフォルダの中を数時間探した末に、ファイルが入っていないことがあったからです。それ以来、私は共有フォルダを使わないことにしました。
それから数年が経過して、「共有フォルダでファイルが上手く管理できない」との声を多く聞くようになりました。「そりゃ、そうでしょう」と思いましたが、模範例もある筈だと、県の情報産業課に共有フォルダの運用状況を聞きに行ったことがあります。
当時と今は違うかもしれませんが、結論から言うと、まるきり管理していませんでした。
何処に何があるのか分かる人は、一人もいないとのことでした。優秀な県職員がそうですので、民間の事業所がファイルの管理が難しいのは当然だと思いました。
これがきっかけとなり、ファイル管理ソフトを開発することになったのですが、ファイルは電子データにそぐわない、数の概念があることが管理を難しくしていました。
また、検索を用いて管理しようとしても、ファイルの命名規則が複雑になり実用的ではありません。
書類のように整理整頓できればよいのですが、多くの方が共有フォルダでチャレンジしても成果は上がっていませんでした。その理由は、共有フォルダはフォルダを開かないと中身が分かないことから、段ボール箱を使って書類を整理するようなもので、ファイルを整理しても、その所在を把握し辛かったのです。
開発したソフトの「ファイル管理の手法」は こちら
そして、ソフトが完成して、ある会社に納入することになった時のことです。このソフトを使うことに社員さんが反発するのです。
その理由は、「パソコンは個人管理なので、皆でファイルを整理するような共同作業はできない」というものでした。
このことは、ファイルの管理が難しいもう一つの理由を理解できました。会社の業務の多くが共同作業のため、パソコンの個人管理的な運用が業務を阻害することがあったのです。
ただ、「パソコンは個人で管理するもの」と、多くの人が思っているので、これを変えるのは容易なことではありませんでした。そこで行ったのが意識改革セミナーです。
幸いなことに社員さんの理解を得ることが出来て、今では「同僚が急に欠勤しても、私たちがバックアップできます」というくらい、ファイルの共有が上手く行えています。
このように、ちょっとしたことですが、パソコンの個人管理的な運用を改めるだけで、業務の効率化が図れる場合があるのです。
私は皆さんに「パソコンの個人管理」的な運用を見直していただきたいと思います。そしてそれが行えた際には、私たちが提供するファイルソフト（Kami技）を管理に役立てて下さい。そんな願いを込めてフリーにしました。
