会社のパソコン、おかしくないですか?

 「パソコンを会社で導入したことで業務が効率化した!」と、多くの方が考えています。
 ただ、おかしなことがあります。
 
 「担当者が不在のときに情報が手に入らない」とか、「共有フォルダのファイルの所在が分からない」と、いったことです。

 パソコンはコンピューターですので、情報処理装置です。
 この装置を一人一人が用いるようになって、「この程度の情報処理ができない」というのは「おかしなこと」では、ないでしょうか?
 

組織に於けるパソコンの特異性

 
 パソコンはその呼称からも分かる通り、パーソナル(個人)向けのコンピューターです。
 その個人向けのコンピューターを、多くの組織で導入しています。
 
 その際の問題点ですが、パソコンは個人向けのコンピューターとして生まれたことから、組織の運用に必要な「情報の共有」との考えが希薄です。
 そのために、共有が容易なデータベースではなく、情報をファイルに保存することが一般的です。
 
 ファイルは「数の概念」のある「もの」のような性質ですので、共有するには「もの」と同様の「受け渡し」といった行為が必要になるところが、パソコンが従来のコンピューターと大きく異なるところです。
 
 パソコンを導入したことで、組織の書類や図面の多くはファイルに姿を変えました。その書類や図面は、それまで書庫に管理されていました。
 ところが、電子ファイルになった現在では、「共有フォルダの何処に在るのか分からない」と、いったように、パソコン導入以前に比べて「組織の情報管理が劣化している」側面もあるのです。
 
 パソコンは情報処理装置ですので、「これまで出来なかった情報管理が、パソコンを使うようになって上手く出来るようになった」と、いうのが本来の姿なのです。

自宅のパソコンと同様の使い方をしていませんか?

 「もの」の管理には整理整頓が有効です。
 そして、「もの」のような性質を持つファイルにも有効です。

 ところが多くの会社さまが、パソコンの管理を個人に任せています。その場合には、社内のファイルを整理整頓するのは困難になります。
 「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことですので、会社の定めた整理整頓のルールに従うことに、パソコン使用者が馴染めないからです。
 
 パソコン導入以前の個人管理と言えば、鉛筆や消しゴム、電卓といった備品に限られていました。
 今のパソコンのような高額な装置を、これまで個人に任せることはありませんでした。

 では、そのパソコンにはどのような情報が入っているのでしょう。
 それは会社のノウハウや、個人情報などのコンプライアンスに抵触する情報の可能性があります。
 
 そのような重要な情報の入っているパソコンを個人任せにしていることは、パソコン使用者が情報を流出させたり、他社に販売したりする行為を、会社が許容していることと同じなのです。

 多くの会社さまが、「当社には、そのようなモラルの低い社員はいない」と、言います。
 しかし、会社の重要な情報を個人のモラルに任せている時点で、管理とはいえない状況になっているのです。

 会社は、あたかもパソコン使用者をリスペクトしているかのような、パソコン使用者のプライベート感覚の運用を改める必要があり、単なる道具としてのパソコン、業務を効率化するだけの情報処理装置としてのパソコン運用が求められるのです。

ファイルの整理整頓には適したソフトが必要です

 整理整頓は、分類により「ものを探す手順」を効率化するメカニズムです。

 整理する人は、それを見た人が、ものを直ぐに探せるように工夫して分類します。
 そして利用する人は、それが、どのような整理の仕方をしているのかを理解して、「ものを探す手順」を効率化しようとします。

 そして、これが機能するのは、一連のプロセスで、探す人が「整理の仕方」を読み取れた場合に限ることを、皆さまはご存知でしょうか。
 その際には、分類のカテゴリーや、下層の分類との関連性を理解しているので、総当たりではなく、分類から次の分類に移動して、素早くターゲットを絞ることができます。
 
 「整理の仕方」の理解は、最初に分類の全体像を把握することから始めます。そして、次にどのような傾向で分類されているのかを分析します。
 
 ところが従来のファイルソフトはフォルダの構造が複雑なことが多く、全体像の把握が難しいのです。
 その場合には、分類の傾向を分析することもできず、「整理の仕方」を理解できなくなってしまいます。
 
 これは、フォルダ型ソフト全般に共通する問題点ですので、ファイルの整理整頓を目的とした『Kami技』のようなファイルソフトが必要になるのです。
 

オフィスに電子本棚をお勧めいたします

 『Kami技』を用いると、オフィスで電子本棚を利用できるようになります。
 多くの企業様が導入して成果を上げています
 (ネットワーク環境が必要です。出荷時同時接続数10台)

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 文書管理の電子化の試みは何度か検討しましたが、導入するには高額なソフトウェア投資を必要とする一方で、操作インターフェースは複雑そうな雰囲気があり、製造現場における作業者全員に広く普及させることの困難さが予想されたことから、導入に二の足を踏んできました。
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皆さまの疑問にお答えいたします

  • 私たちはオリジナルソフトを開発している会社です
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     私たちは、図書館のようにファイルを整理整頓する仕組みが、ファイルの諸問題の解決に繋がると考えています。
     ここでは、「ファイルの整理整頓が業務の効率化に有効である」との、テーマで作成した講演用の資料を公開しています。興味のある方はご覧ください。

    パソコンの構造的な問題

    パソコン使用者の意識の問題

    ファイルを管理するために

    『Kami技』の使い方と機能説明

     ※注 Kami技(組織向)のみの機能を(CS)と表示しています。

    『Kami技』の運用アドバイス

    運用支援サービス(有料)のご案内