本棚ソリューション

 皆さまから「社内のファイルを上手く管理できない」、そんな声を多く伺いました。
 弊社ではファイルの整理整頓という、従来とは異なるアプローチがこれを解決すると考え、以下の三項目の実行が必要と考えました。

ファイルの整理整頓

 パソコンは従来のコンピューターと違い、データベースではなく、ファイルに情報を保存することが一般的です。
 コンピューターの利点は「情報量が増えても一瞬で処理する」ことですが、パソコンでは、情報量が増えるとファイルの数が増えて探すのが大変になります。
 これは、ファイルには「数の概念」があり、「もの」のような性質を持つためですが、そのために従来のコンピューターの常識が通用しません。

 それでは「どのように管理すべきか」となりますが、私たちは一般的に「もの」を管理しようとする時に、「もの」を探し易くするメカニズムを持つ整理整頓を考えます。
 
 ファイルにはコンピューターの常識は通用しませんが、「もの」の常識は通用すると考えたのです。

プライベート感覚の見直し

 「ファイルを上手く整理できない」と、パソコンの担当者の方は言います。

 皆さまのところでは、「同僚のパソコンを勝手に操作してはならない」といった暗黙のルールや、「パソコンは使用者に任せるもの」といった考えの下に、パソコンが運用されていないでしょうか。
 
 もしもそうだとすると、社内に流通するファイルを整理することはできません。
 「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことですので、担当者の指示よりも、「自身の判断」を優先させてしまうからです。

 社内ファイルを整理整頓するには、パソコンの常識とも言える、「プライベート感覚の運用」を見直す必要があります。

整理に適したソフトを使う

 従来のファイルソフトは、ファイルの整理整頓を想定していないので上手くできません。
 このことが、ファイルの整理整頓を難しくしているもう一つの理由です。

 整理整頓は、分類により「ものを探す手順」を効率化するメカニズムです。

 「整理された状態」から、探す人が「整理の仕方」を読み取れた場合には、分類のカテゴリーや、下層の分類との関連性を理解しているので、総当たりではなく、分類から次の分類に直線的に移動して、ターゲットを絞ることができます。
 
 従来のファイルソフトは、フォルダの構造があまりに複雑になると「整理の仕方」を読み取れません。
 その結果として、折角ファイルを整理したつもりでも、「共有フォルダの何処に何のファイルがあるのか分からない」と、なってしまいます。

 ファイルを整理整頓するには、「整理の仕方」の分かり易い、適したソフトが必要になります。

順を追ったご説明

 以下に、ファイルを管理する上での問題点や整理整頓の必要性を詳しく説明しています。
 後半には『Kami技』の開発経緯や、機能・運用アドバイス等を掲載しています。

パソコンの構造的な問題

パソコン使用者の意識の問題

ファイルを管理するために

『Kami技』の使い方と機能説明

 ※注 Kami技(組織向)のみの機能を(CS)と表示しています。

『Kami技』の運用アドバイス

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