整理によるファイル管理

 皆さまはファイルの管理をどうされていますでしょうか。
 もしも皆さまがパソコンの担当者だとして、「もう少し共有フォルダのファイルを管理したい」と考えたとします。ところが「思ったようにいかない」、そんな経験はございませんでしょうか。

 私たちは、この問題の解決にはファイルの整理整頓が役立つと考えて、本棚型をした『Kami技』を開発しました。
 それにしても、パソコンというコンピューターの運用に、整理整頓というのは可笑しな話ですね。

何故、ファイルの整理整頓?

 パソコンは従来のコンピューターと違い、データベースではなく、ファイルに情報を保存することが一般的です。
 コンピューターの利点は「情報量が増えても一瞬で処理が行える」ことですが、パソコンでは「ファイルの数が増えて所在がわからなくなる」と、なります。
 これは、ファイルには「数の概念」があり、まるで「もの」のような性質をしているために、コンピューターの常識が通用しないからです。

 それでは、「どのように管理すべきか?」と、なりますが、私達は一般的に、「もの」を管理しようとしたときに、整理整頓を考えます。
 実はファイルの管理にも、整理整頓が役立ちます。ファイルはコンピューターの常識は通用しませんが、「もの」の常識は通用するのです。

プライベート感覚の運用

 ところがパソコン担当者の方は、「ファイルの整理整頓が上手くできない」と、言います。
 その理由の一つは、「プライベート感覚の運用」にあると、私たちは考えています。

 皆さまのところでは、「同僚のパソコンを勝手に操作してはならない」といった暗黙のルールや、「パソコンは使用者に任せるもの」といった考えの下に、パソコンが運用されていないでしょうか。

 「任す」というのは、「任された人が、自身の判断で行動することを許可する」ことですので、解釈によっては、パソコン使用者がファイルを勝手に削除したり、他社に流出させたりしても、良いことになってしまいます。

 組織はルールに則った分業が求められますが、パソコンに限っては、ルールより「使用者の判断」が優先されます。
 組織のパソコンは、使用者一人一人のプライベート感覚で、運用されているのです。
 このようなパソコン文化の下では、パソコン担当者が「ファイルを整理しよう!」と言っても、誰も従いません。
 ルールより、個人の判断を優先するこためですが、これでは、ファイルの整理整頓など、出来るはずもないのです。

整理に向かないフォルダ型ソフト

 ファイルの整理整頓が難しい理由が、もう一つ考えられます。
 それは従来のフォルダ型ソフトが、ファイルの整理整頓に向いていないことです。

 整理整頓により「もの」が探し易くなるのは、「整理された状態」から、整理の仕方を読み取ることが出来るからです。
 逆に、いくら整理整頓しても、「整理の仕方」が読み取れなければ、所在は分かりません。

 私達が「整理された状態」から「整理の仕方」を読み取るには、次のプロセスが必要です。
 最初に「整理された状態」の全体像を知り、次に「整理の傾向」を考えるのです。
 
 ところが、従来のソフトはフォルダの多階層化に制限がないために、フォルダが複雑になると全体像の把握が難しくなり、「整理の傾向」を考えるところまで行かないのです。
 
 その結果として、整理の仕方を読み取ることが出来ずに、「共有フォルダの何処に何のファイルが在るのか分からない」と、なってしまうのです。

本棚ソリューション

 ここでは、これまで難しかった組織のファイル管理を、整理整頓という、これまでにない手段と、整理に適した「本棚型ファイルソフト」を用いるという提案を、「本棚ソリューション」として皆さまにご紹介させていただいています。
 また、後半では『Kami技』の開発経緯や、機能・運用アドバイス等を掲載しています。
 
 ※注 クライアントサーバー(CS)表示の項目は、(組織向)版のみの機能を含みます。

パソコンの構造的な問題

パソコン使用者の意識の問題

ファイルを管理するために

『Kami技』の使い方と機能説明

『Kami技』の運用アドバイス

運用支援サービス(有料)のご案内